[Vídeo] Fujitsu, Intel & Quantyca – Digitalización certificada y contabilidad automática

Os presentamos este vídeo que ofrece una visión conceptual de la automatización del proceso contable punta a punta, partiendo de las facturas en papel. El vídeo muestra como conseguir la máxima eficiencia utilizando la mejor tecnología en cada una de las partes del proceso:

  • Digitalizamos con el escaner Fujitsu fi7160 para no tener que separar facturas de tickets, ni preocuparnos porque se nos quede alguna facturas sin escanear (detección de doble alimentación)
  • Como escaneamos desde Ubyquo, además conseguimos un PDF válido ante inspecciones y juicios (Digitalización Certificada)
  • Contabilizamos las facturas automáticamente desde Ubyquo y las añadimos al programa contable.
  • Todo ello utilizando equipos con procesadores Intel de última generación para que los procesos se completen en el menor tiempo posible

La unión de las tecnologías nos recuerda cada vez más a una línea de producción automatizada, equivalente a las líneas de cualquier fábrica de automoción, pero en el sector de Despachos Profesionales y Departamentos Financieros.

[Vídeo] Fujitsu, Intel y Quantyca - Digitalización certificada y contabilidad automática
[Vídeo] Fujitsu, Intel y Quantyca – Digitalización certificada y contabilidad automática

De APIs, asesores y conectividad

apis-asesores-conectividadHace unos días presentando el proyecto de una plataforma web a uno de los despachos de referencia en Madrid, y dado que el proyecto incluye una parte muy importante de conectividad utilizando una API, surgió la pregunta ¿y qué es una API? Porque todo el mundo – tecnológico – habla de APIs, pero lo cierto es que no es un concepto claro para mucha gente.

La verdad es que ni el nombre en inglés Application Programming Interface, ni la explicación que podemos consultar en la Wikipedia creo que arroja demasiada luz a interlocutores no técnicos: «Interfaz de programación de aplicaciones es el conjunto de métodos que ofrece cierta biblioteca para ser utilizado por otro software como una capa de abstracción»

En la reunión lo intenté explicar sin demasiado éxito, la verdad, así que lo voy a intentar de nuevo, usando un ejemplo más cercano.

Un mundo sin asesores

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Taxis sin taxistas, préstamos sin bancos y ¿contabilidad sin contables?

El tsunami tecnológico que se aproxima
El tsunami tecnológico que se aproxima

Que la tecnología lo va a poner todo patas arriba en un plazo no superior a 5 años es un secreto a voces. Como dijo el ínclito Alfonso Guerra, a España – y al resto del mundo – no la va a conocer ni la madre que la parió. En mi opinión, no va a quedar prácticamente ningún sector en el que la disrupción tecnológica reviente el status quo.

Taxis sin taxistas

Hemos visto un ejemplo hace muy poco con las manifestaciones de los taxistas por la irrupción de una empresa tecnológica (Über) en su chiringuito. Über ofrece una plataforma para conectar oferta con demanda a través de un smartphone; saltándose a la torera todas las barreras de entrada que hasta ahora mantenían el status quo de los taxistas.

Y si, que no está regulado, que no pagan licencias, etc… Pero el caso es que el que usa Über está encantado y repite. ¿Por qué? porque la tecnología ofrece herramientas mucho más eficientes para asegurar la calidad del servicio y depurar elementos no adecuados.

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Tengo que cerrar mi despacho

Anuncio de cierre de negocio
Anuncio de cierre de negocio

Hace unos días bajé a comer a casa de mis padres y tomando una caña en el bar de enfrente me comentaron que el videoclub de al lado, que lleva toda la vida, cierra. A la salida pasé por la puerta y me llamó la atención el cartel que había colgado en la puerta (ver foto).

Desde luego que no voy a frivolizar sobre un tema tan serio y dramático como el hecho de tener que cerrar un negocio, pero, sinceramente, lo primero que pensé es que bastante ha durado.

A nivel general, un videoclub es un negocio que no ha querido-sabido-podido evolucionar en 3 décadas, tiempo en el que los avances tecnológicos han creado soportes más baratos, más cómodos, más rápidos, con una oferta ilimitada (anything, anytime, anywhere) y servicios innovadores adicionales que cubren demandas en función del perfil del cliente; contra los que un modelo de negocio inmovilista, basado en un soporte físico que obliga a tener un reproductor adecuado, con una oferta finita, sin servicios novedosos, incómodo y lógicamente más caro, nada puede hacer.

Cierro mi asesoría

Viendo el cartel del videoclub pensé en los carteles que pondrían despachos en situaciones similares: Cierro mi despacho por el intrusismo, Cierro por las asesorías low-cost, Cierro porque el gobierno no regula la profesión… y que sí, que será todo verdad, pero el hecho es que el despacho cierra y ¿de quién es la culpa?

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Lo que la tecnología no sabe si el usuario no lo cuenta

Don´t panic! No, no voy a escribir en contra de la tecnología, sino que quiero reflexionar sobre lo que la tecnología no es capaz de hacer salvo que los propios interesados en optimizar un proceso sepan aportar su conocimiento, experiencia y los problemas que se encuentran en su día a día.

La tecnología no es, ni más ni menos, que una herramienta avanzada que nos ayuda a hacer mejor las cosas, utilizando menos recursos y en menos tiempo, tanto a nivel persona como en el entorno profesional. Vamos a centrarnos del ámbito dónde nos movemos: mejora de procesos de negocio y operativos, dónde el documento es la primera barrera física a franquear.

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Los momentos de la verdad: Decisiones que marcan el futuro de tu despacho

Aunque han pasado ya unos años, recuerdo perfectamente una clase de Beatriz Muñoz Seca profesora del Departamento de Dirección de Producción, Tecnología y Operaciones del IESE, en la que comentó que hay momentos en los que no queda otra que tomar decisiones, los llamó “los momentos de la verdad”. Muchas veces, la trascendencia que supone este momento, no nos deja ver el alcance y amplitud real de esta decisión.

Lo cierto es que por mi trabajo, veo estas situaciones casi a diario: Para un gerente de un despacho en el que se llevan años, lustros, décadas, trabajando con unos procesos que casi no han variado desde la aparición de Windows, una propuesta de despacho sin papeles y automatización del proceso contable, como poco, descoloca.

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El riesgo del atraso tecnológico en los despachos

Esta máquina (es una máquina de vapor del siglo XVIII) me la he encontrado durante años en la Escuela de Ingenieros Industriales de Madrid. En la actualidad, representa una forma de pensar y hacer común para cualquiera de nosotros, pero no siempre fue así. Entre finales del s. XVIII y principios del XIX se produce la verdadera revolución industrial, es decir, la capacidad para aumentar el número de productos fabricados en menos tiempo. Vaya, lo que ahora llamamos eficiencia. Algunos se dieron cuenta de que existían tareas repetitivas y manuales, que ni mejoraban ni empeoraban el producto, simplemente transformaban materia prima en producto acabado.

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So far, so good: El despacho y el suicida optimista

  Hace unos días, viendo un episodio de la nueva temporada de Homeland, me hizo gracia un chiste bastante negro que cuenta Dana Brody:
  • What did the optimist say as he jumped off of a building? So far so good!
  • ¿Qué dice un optimista según salta desde un edificio? ¡Por ahora, todo bien!
Ya se que no se deben explicar los chistes, pero voy a ello: El hombre va camino de una muerte segura pero, aunque es consciente de la inevitabilidad del piñazo que se aproxima, como aún no se ha estampado, pues eso, so far, so good. Y esto es lo que me recordó la situación de muchos despachos. Esos despachos que siguen trabajando como hace 20 años, que han pasado por los avances tecnológicos silbando el puente sobre el Rio Kwai, que eso no va conmigo, y que ahora miran las ofertas de la competencia a mitad de precio y miran sus costes y dicen ¿cómo pueden ganar dinero con esos precios? y miran sus clientes así de reojo, y Uf! menos mal que aquí siguen… so far, so good. La pregunta evidente es ¿hasta cuándo?

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El contable, la gestión documental y el síndrome de la bolsa de El Corte Inglés

Después de muchos años de evangelizar sobre las bondades del despacho sin papeles entre asesores y contables, hay una constante que me pasa en un porcentaje altísimo de los casos. Yo creo que con el trabajo de asesor se adquiere una especie de reflejo de Paulov; va con el puesto. Disparar este reflejo Pavloviano es sencillísimo; solo hay que hacer una cosa: Decirle al asesor que si recibe documentos en papel, alguien los tiene que escanear. No queda otra. Si no queremos papel y recibimos papel, pues habrá que pasarlo a formato digital y eso se hace escaneando. Parece obvio, ¿verdad? Pues resulta que es como mentar a la bicha. En el mismo momento en el que termino esta frase, veo una llamarada refulgir en los ojos del asesor y, como surgido del limbo de los contables con manguitos, el asesor le ve. Siente su presencia. Casi puede tocarle. Y empieza a estremecerse. Si. Es ÉL. Es ese cliente maligno con la bolsa de El Corte Inglés repleta de facturas que todo despacho tiene, teme y venera a partes iguales. Y de pronto, lo que hace un segundo era la solución a todos sus males (que lo es, por lo menos de una buena parte), se le empieza a hacer bola pensando en esas facturas roñosas, arrugadas, grapadas, desordenadas y le empieza a cambiar la cara y ese pecho hinchado de determinación visionaria se empieza a desinflar y se le empieza a poner la cara de pasa y, como si un ente hablara por su boca, empieza a soltar cosas como si, eso del despacho sin papeles está muy bien, pero… Es como la niña del exorcista, pero que en lugar de asustar, deprime.

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Cómo introducir tecnología en tu despacho: La gestión del cambio

Según tu actitud frente a la adopción de innovaciones, tardaras más o menos en tomar la decisión de adoptar una determinada tecnología para mejorar los procesos de tu despacho, pero ya te has decidido. En este punto ya has pasado por varias etapas:

  • Te has dado cuenta de que tienes un problema
  • Has hecho tu búsqueda en foros, en blogs, en Linkedin…
  • Has visto vídeos, instalado demos, asistido a seminarios web…
  • Has pedido precios y condiciones
  • Has preguntado a amigos y conocidos
  • Y por fin ya has decidido lo que vas a implantar y con quien te casas.

¿Prueba superada?

Pues no. La elección de la tecnología solo es el primer paso del proceso de cambio de tu despacho. Ahora se inicia un nuevo proceso que debe cambiar la forma de trabajar de tu despacho para que la nueva tecnología se asimile como propia y no como un elemento extraño y molesto que viene a turbar el equilibrio interno.

Este nuevo proceso es lo que se llama la Gestión del cambio y ocurre en todas las organizaciones de cualquier tamaño. A continuación te vamos a contar cuales son los pasos habituales para llevarla a cabo de la forma menos traumática y efectiva posible.

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