[Vídeo] Fujitsu, Intel & Quantyca – Digitalización certificada y contabilidad automática

Os presentamos este vídeo que ofrece una visión conceptual de la automatización del proceso contable punta a punta, partiendo de las facturas en papel. El vídeo muestra como conseguir la máxima eficiencia utilizando la mejor tecnología en cada una de las partes del proceso:

  • Digitalizamos con el escaner Fujitsu fi7160 para no tener que separar facturas de tickets, ni preocuparnos porque se nos quede alguna facturas sin escanear (detección de doble alimentación)
  • Como escaneamos desde Ubyquo, además conseguimos un PDF válido ante inspecciones y juicios (Digitalización Certificada)
  • Contabilizamos las facturas automáticamente desde Ubyquo y las añadimos al programa contable.
  • Todo ello utilizando equipos con procesadores Intel de última generación para que los procesos se completen en el menor tiempo posible

La unión de las tecnologías nos recuerda cada vez más a una línea de producción automatizada, equivalente a las líneas de cualquier fábrica de automoción, pero en el sector de Despachos Profesionales y Departamentos Financieros.

[Vídeo] Fujitsu, Intel y Quantyca - Digitalización certificada y contabilidad automática
[Vídeo] Fujitsu, Intel y Quantyca – Digitalización certificada y contabilidad automática

De APIs, asesores y conectividad

apis-asesores-conectividadHace unos días presentando el proyecto de una plataforma web a uno de los despachos de referencia en Madrid, y dado que el proyecto incluye una parte muy importante de conectividad utilizando una API, surgió la pregunta ¿y qué es una API? Porque todo el mundo – tecnológico – habla de APIs, pero lo cierto es que no es un concepto claro para mucha gente.

La verdad es que ni el nombre en inglés Application Programming Interface, ni la explicación que podemos consultar en la Wikipedia creo que arroja demasiada luz a interlocutores no técnicos: “Interfaz de programación de aplicaciones es el conjunto de métodos que ofrece cierta biblioteca para ser utilizado por otro software como una capa de abstracción”

En la reunión lo intenté explicar sin demasiado éxito, la verdad, así que lo voy a intentar de nuevo, usando un ejemplo más cercano.

Un mundo sin asesores

Leer másDe APIs, asesores y conectividad

Taxis sin taxistas, préstamos sin bancos y ¿contabilidad sin contables?

El tsunami tecnológico que se aproxima
El tsunami tecnológico que se aproxima

Que la tecnología lo va a poner todo patas arriba en un plazo no superior a 5 años es un secreto a voces. Como dijo el ínclito Alfonso Guerra, a España – y al resto del mundo – no la va a conocer ni la madre que la parió. En mi opinión, no va a quedar prácticamente ningún sector en el que la disrupción tecnológica reviente el status quo.

Taxis sin taxistas

Hemos visto un ejemplo hace muy poco con las manifestaciones de los taxistas por la irrupción de una empresa tecnológica (Über) en su chiringuito. Über ofrece una plataforma para conectar oferta con demanda a través de un smartphone; saltándose a la torera todas las barreras de entrada que hasta ahora mantenían el status quo de los taxistas.

Y si, que no está regulado, que no pagan licencias, etc… Pero el caso es que el que usa Über está encantado y repite. ¿Por qué? porque la tecnología ofrece herramientas mucho más eficientes para asegurar la calidad del servicio y depurar elementos no adecuados.

En el esquema tradicional, papá Estado (o alguno de sus incontables primos) es el que se encarga de evaluar que una persona es apta para transportar otras personas; y de paso de sablear convenientemente al taxista a base de licencias, de tasas, de taxímetros… El problema es que, una vez que pasa por caja, los taxis son como una caja de bombones: nunca sabes lo que te vas a encontrar hasta que no te subes: Puede estar limpio, ser una persona honrada, ser buen conductor… o puede que no.

Con Über – con tecnología – la palabra es auto-regulación. No solo pone en contacto conductor y conducido, sino que cuando termina la carrera, pagas y calificas al conductor con un clic. Y esta calificación es un argumento de muchísimo peso a la hora de que alguien requiera de tus servicios, con lo que, ya te cuidarás de no hacer pirulas al cliente, que si las haces no vas a durar mucho (salvo que algún visionario cree un Masoqüber, un Über para gente que le guste que le roben y le traten mal, que seguro que tiene su público, que de todo hay en la viña del Señor).

Claro, que los sistemas auto-regulados tienen el problema de que ya no hace falta papá Estado, ni licencias, ni tasas… Ups, decretazo.

Préstamos sin bancos

A otro nivel, hemos visto como se manifiestan los banqueros, que no es en la calle, no; es una manifestación silenciosa que te enteras que ha ocurrido cuando un gobierno analfabeto tecnológico se da toda la prisa del mundo en limitar hasta niveles irrisorios alternativas tecnológicas de financiación como el crowdfunding¿crowd-qué? – con la excusa de proteger al inversor no-profesional.

Es decir, que papá Estado no deja que un particular aporte más de 3.000€ en apoyar un proyecto mediante crowdfunding, no vaya a ser que los pierda, pobre; pero no hay ningún problema en que este pobre e inculto inversor se juegue millones en bolsa. Va a ser que este casino no es de La Familia… se que fuiste tú, Fredo

Pero, ¿qué van a hacer los bancos cuando entren en escena el iBank, Caixa Amazon,  y Google Bank? Con la información que sacan de tu e-mail, tu teléfono, tu tablet, cualquiera de estos ya sabe más de ti que tu pareja: lo que ganas, lo que debes, lo que te gusta, si pagas o eres moroso… con lo que en lugar de ponerte pegas y hacerte firmar 200 papeles, la concesión de un préstamo se realizará con 1 clic sin moverte de tu salón.

Y ojo, que estos ya no son unos pocos particulares más o menos frikis y que es fácil controlarlos a base de decretazos. Nope. En el chiringuito financiero van a entrar las multinacionales tecnológicas como un elefante en una cacharrería; que juegan en la misma liga que los bancos en cuanto a dinero e influencia. Entonces igual si que vemos a los Botín (DEP Don Emilio), González y Fainé cortando la Castellana y quemando neumáticos con una pancarta de 3 familias a la calle 😉

La solución estándar: ponerle puertas al campo

En estos casos y en otros muchos que se darán, las reacciones iniciales son y serán las habituales: Un que viene el lobo cuando el lobo ya va por el postre, pataleos, decretazos, regulaciones a gusto del dinosaurio de turno y las puertas al campo que no terminan de cerrar bien y hala, unos añitos después – no muchos, no – todo a hacer puñetas, por no haberlo visto venir o, peor aún, por haberlo visto y negar la mayor. Son los aguadores protestando contra el Canal de Isabel II:

– Oiga que no es porque me quede sin trabajo, es que se le puede inundar la casa y que a una tía mía le salió un sarpullido y que vaya usted a saber los bichos que se meten por esas cañerías…
– Ya, pero es que abro el grifo y sale agua

¿Y qué pasa con contables y despachos?

Pués desde luego que no tiene ninguna pinta de ser un sector inmune a los avances tecnológicos. Más bien al revés. Ya hace unos meses, Bill Gates y The Economist pusieron la profesión como una de las que más riesgo tiene de desaparecer.

¿Significa esto que van a desaparecer los despachos? Pues no lo sé. Lo que si que es absolutamente seguro es que lo que va a desaparecer es la forma de trabajar del siglo XX: dedicar el 80% de los recursos a mecanizar y el 20% a asesorar.

O de verdad crees que en un mundo en el que ya hay coches autónomos, que analizan cientos de datos por segundo y que toman decisiones de las que dependen vidas humanas, ¿no va a haber una máquina que sepa grabar un asiento por muchos suplidos o centros de coste que tenga? La tecnología ya existe y si no ha llegado ya a nivel despacho es porque no hay una normativa fiscal homogénea a nivel mundial, y eso complica la aparición de un Whatsapp contable que acabe con los SMS a nivel mundial.

Pero es una cuestión de tiempo. En Quantyca, que no somos una multinacional – por ahora- ya llevamos unos cuantos años automatizando la contabilización de facturas en los principales software contables. Y si hasta hace poco cubríamos el 80% de las casuísticas de los despachos, vamos a cerrar 2015 automatizando casi el 100% de las particularidades contables: Bancos, analíticas, vencimientos, intracomunitarias, estimaciones… Que no, que el despacho que no cambie sus procesos y los cambie ya – que las inercias no desaparecen de un día para otro – lo va a tener muy crudo a medio plazo.

Pero si ya hasta están cambiando chinos por robots

 

Tengo que cerrar mi despacho

Anuncio de cierre de negocio
Anuncio de cierre de negocio

Hace unos días bajé a comer a casa de mis padres y tomando una caña en el bar de enfrente me comentaron que el videoclub de al lado, que lleva toda la vida, cierra. A la salida pasé por la puerta y me llamó la atención el cartel que había colgado en la puerta (ver foto).

Desde luego que no voy a frivolizar sobre un tema tan serio y dramático como el hecho de tener que cerrar un negocio, pero, sinceramente, lo primero que pensé es que bastante ha durado.

A nivel general, un videoclub es un negocio que no ha querido-sabido-podido evolucionar en 3 décadas, tiempo en el que los avances tecnológicos han creado soportes más baratos, más cómodos, más rápidos, con una oferta ilimitada (anything, anytime, anywhere) y servicios innovadores adicionales que cubren demandas en función del perfil del cliente; contra los que un modelo de negocio inmovilista, basado en un soporte físico que obliga a tener un reproductor adecuado, con una oferta finita, sin servicios novedosos, incómodo y lógicamente más caro, nada puede hacer.

Cierro mi asesoría

Viendo el cartel del videoclub pensé en los carteles que pondrían despachos en situaciones similares: Cierro mi despacho por el intrusismo, Cierro por las asesorías low-cost, Cierro porque el gobierno no regula la profesión… y que sí, que será todo verdad, pero el hecho es que el despacho cierra y ¿de quién es la culpa?

Al igual que el videoclub, hay muchos despachos que no han evolucionado sus procesos en 30 años y que no han incorporado tecnología desarrollada para este sector, para ofrecer sus servicios de forma más eficiente, más rápida, más barata y con más valor añadido, pero del bueno… del que se ve y se toca.

La gran diferencia con el videoclub, es que los despachos tienen opciones viables aparte de dejarse llevar y cerrar el negocio. Los videoclubs no han tenido esta oportunidad, porque la tecnología para distribuir películas de una forma más eficiente no ayuda al videoclub local en su negocio; son los grandes players los que se benefician de ella.

Los despachos, en cambio, tienen la tecnología a su disposición (soluciones verticales desarrolladas específicamente para automatizar tareas intensivas troncales de su negocio) y lo único que les impide adoptarla es una falta de visión estratégica y decisión de gerencia. Porque los despachos tecnológicamente avanzados son viables hoy y lo seguirán siendo a medio plazo (independientemente del tamaño y los recursos).

Creo que no es casualidad, pero ni uno sólo de nuestros clientes ha cerrado, ni tiene pinta de que vaya a hacerlo en breve y no es porque seamos un talismán, ni la fórmula de la Coca-Cola. Simplemente es que un despacho que trabaja con nosotros es un despacho que ha decidido hacer el esfuerzo de cambiar unos procesos de trabajo que llevaba en su ADN, y lo hace porque tiene un equipo gerente absolutamente consciente de que no evolucionar (y no hacerlo ya) lleva al cierre.

Estos gerentes son los visionarios que saben adelantarse a lo que será una práctica generalizada a medio plazo. Y esta reflexión no la hago pensando en los grandes despachos que A3 y Sage ponen siempre como referentes: los Arrabe, ALT, Gesdocument, AYCE, etc… porque ellos son los primeros que vieron este camino y tomaron ventaja y posiblemente por eso son líderes. La hago pensando en los pequeños como Ley Consulting, Labconfis, Fiscomer, etc… que con muchos menos recursos han apostado por dar ese paso adelante.

Despachos en riesgo

En el último año hemos detectado un cambio prácticamente unánime en el modo en que los despachos medianos-grandes afrontan esta situación: la mejora de procesos, la preocupación por aportar valor añadido a los clientes, por salir de la sangrienta pelea del precio… son aspectos estratégicos claves. Son despachos con un equipo gerente que actúa como tal, que es capaz de ver más allá, que tiene inquietud por la tecnología o, mejor dicho, necesidad de ella, y que sabe hacer ver al personal del despacho que solo hay 2 opciones, evolución y adaptación o cierre. Estos no corren peligro.

Pero si que hemos detectado problemas importantes en 2 casos: (i) los bomberos de despacho y (ii) aquellos en los que las decisiones estratégicas no las toman los gerentes, sino los usuarios contables.

(I) El riesgo de los bomberos de despacho

Son esos despachos pequeños, en los que el gerente está inmerso en el día a día y por tanto está permanentemente apagando fuegos, que si ahora la renta, que si el trimestre, que si el 347…

Esta vorágine diaria dificulta que el gerente pueda pararse a tomar perspectiva para analizar la situación y decidir la estrategia y los cambios que afiancen el despacho. Y así, un mes después de otro y, sin darte cuenta, ya no queda tiempo de reacción y hay que cerrar y la culpa… del maestro armero.

(II) El riesgo de los decisores indecisos

Son despachos medianos-grandes en los que el equipo gerente, aunque tiene claro que hay que actuar, le pasa la decisión al equipo contable; y si nones, pues patada a seguir. Ocurre que aquí entra en juego ese mecanismo mental de la aversión al cambio, que todos tenemos, pero que, indudablemente, en ciertos perfiles está más acentuado que en otros; y el perfil del contable… pues eso.

Evidentemente que es contraproducente introducir cambios a la fuerza, pero de ahí a la inacción hay muchos tonos medios que habría que contemplar, salvo que quieras convertirte en un suicida optimista.

Primeros pasos para evolucionar tu despacho

Si tienes claro que hay que evolucionar, pero no sabes cómo empezar, aquí van unas primeras recomendaciones, aunque todas se pueden resumir en una: Infórmate.

  • Si no tienes perfil en Linkedin, ya estás tardando. Busca y suscríbete a grupos con temáticas relacionadas con la innovación en general y en despachos en particular, por ejemplo: Despacho inteligente, Contabilidad automática, Taller de innovación de despachos profesionales.
  • Sigue las publicaciones de gurús tecnológicos para saber hacia donde va el resto del mundo. Mi favorito es Enrique Dans
  • Trastea con tecnología. Acostúmbrate a usar servicios en la nube para cosas que llevas haciendo toda la vida de la misma forma. Hay cientos de servicios que puedes empezar a usar gratis: Asana para gestionar tareas, Mailchimp para mailings a tus clientes, WordPress para montar un blog como este…
  • Asiste a foros. Precisamente el próximo 21 de mayo vamos a estar presentes (nosotros y algunos de nuestros clientes) en el IV Taller de Innovación de Despachos Profesionales que organiza GM Empresarial.

IV Taller de Innovación de Despachos Profesionales

Este Taller está dedicado a la automatización de tareas en los despachos. Si quieres acompañarnos, pincha en la imagen e inscríbete; es gratuito, pero ten en cuenta que las plazas son limitadas.

Quantyca en el IV Taller de Innovación de Despachos Profesionales

Enlaces

Lo que la tecnología no sabe si el usuario no lo cuenta

Don´t panic! No, no voy a escribir en contra de la tecnología, sino que quiero reflexionar sobre lo que la tecnología no es capaz de hacer salvo que los propios interesados en optimizar un proceso sepan aportar su conocimiento, experiencia y los problemas que se encuentran en su día a día.

La tecnología no es, ni más ni menos, que una herramienta avanzada que nos ayuda a hacer mejor las cosas, utilizando menos recursos y en menos tiempo, tanto a nivel persona como en el entorno profesional. Vamos a centrarnos del ámbito dónde nos movemos: mejora de procesos de negocio y operativos, dónde el documento es la primera barrera física a franquear.

Tecnología aplicada al manejo de documentos

Ya sabes que hay tecnología que soporta y mejora cualquier proceso documental con la que podrás hacer más rápido y con menos errores tareas que consumen mucho tiempo y aportan poco valor a tus clientes. Pero por muy buena que sea una tecnología, la experiencia nos dice que solo triunfará si te resuelve completamente el problema.

Y la razón de la no-adopción es que si resuelve solo el 90%, aunque pueda parecer un gran avance, entramos en dinámicas muy peligrosas con tus usuarios: que si esto lo hacía yo más rápido a mano, etc… y que habitualmente se resuelven manteniendo la forma actual de trabajar, un añito más y tiro porque me toca.

Los detalles marcan la diferencia

Esto es como vivir en Toledo y tener que ir todos los días a trabajar a Madrid. El AVE te resuelve el 90% del trayecto de una forma impecable: cómodo, puntual, rápido, puedes trabajar durante el trayecto, etc… pero si para el 10% restante del trayecto no hay una buena solución y tienes que ir andando a la estación, pues te coges el coche como toda la vida; que sí, que es lento, incómodo, con atascos diarios y muchísimo más caro, pero va de puerta a puerta.

Porque un día, una semana, un mes seguro que coges el AVE. Y si vas tu solo, pues hasta te haces a ello; pero si llevas compañía acostumbrada a que la lleves en el coche y con una o ninguna gana de cambiar, prepárate.

Los detalles en las soluciones tecnológicas

Estos detalles, este 10% que falta para resolver por completo tu problema, es lo que es completamente imposible de conseguir sin tu colaboración. Porque por muy bueno que sea el producto, los desarrolladores, los arquitectos o el jefe de proyecto – y desde luego, los nuestros lo son – o tu me cuentas tu problema con pelos y señales o te va a tocar ir andando al AVE.

Para mí, este es uno de los principales motivos por los que la gestión documental es algo que ha pasado completamente de largo en los despachos en concreto y en las pymes por extensión: son soluciones que no entran en el detalle.

La falta de detalles en primera persona

Si. Hace años, nosotros también pasamos por nuestra etapa con menos detalles que el salpicadero de un Seat Panda: Las primeras versiones de Ubyquo cubrían la mayoría de la problemática del despacho y para resolverlas se realizó un enorme esfuerzo en desarrollar toda la tecnología que lo hacía posible.

Los detalles los dejamos aparcados, posiblemente por que no suponían un reto tecnológico diferencial; la verdad que en ese momento los consideramos como un rizar el rizo. Era como si, después de cruzar a nado el Estrecho, te piden que sonrias y te coloques bien el gorrito para salir bien en la foto.

Tuvo que venir la cruda realidad del mercado la que nos convenció a collejas de que es imprescindible ese pasito de más: que el mercado no compra avances tecnológicos; el mercado compra soluciones completas.

Detalles que complican (complicaban) la vida a los despachos

Estos son algunos ejemplos de la problemática del día a día en un despacho que nos habéis trasladado, que hemos ido incorporando de forma gradual y que, gracias a eso, nos han permitido pasar de una cruda realidad a otra mucho más placentera:

  • Necesito trabajar con pdf con 30 facturas juntas.
  • Si no imprimir está muy bien, pero ¿cómo le pongo el sello de contabilizado al PDF?
  • Tengo que tener mucho cuidado porque mi cliente me manda la misma factura varias veces.
  • Ojo con meter facturas de trimestres cerrados, que ya he presentado el 303.
  • La contabilización, para ser automática de verdad, debe saber si las facturas con retención van al 180 o al 190.
  • Y muchas otras en las que estamos implementando: analíticas, vencimientos, intracomunitarias…

Y todas tiene dos carcaterísticas comunes: (1) a nivel técnico, con todo el trabajo invisible que ya se ha realizado, no suponen un reto complejo, y (2) no se nos hubieran ocurrido jamás si no nos lo hubieráis pedido.

Ahora ya podéis coger el AVE sin tener que andar hasta la estación. Bueno, a lo mejor un poquito sí, pero estamos trabajando en ello…

PD – Por cierto, que tenemos un nuevo apartado donde puedes votar y proponer sugerencias que te gustaría que incorporemos. Esperamos las tuyas.

Los momentos de la verdad: Decisiones que marcan el futuro de tu despacho

Aunque han pasado ya unos años, recuerdo perfectamente una clase de Beatriz Muñoz Seca profesora del Departamento de Dirección de Producción, Tecnología y Operaciones del IESE, en la que comentó que hay momentos en los que no queda otra que tomar decisiones, los llamó “los momentos de la verdad”. Muchas veces, la trascendencia que supone este momento, no nos deja ver el alcance y amplitud real de esta decisión.

Lo cierto es que por mi trabajo, veo estas situaciones casi a diario: Para un gerente de un despacho en el que se llevan años, lustros, décadas, trabajando con unos procesos que casi no han variado desde la aparición de Windows, una propuesta de despacho sin papeles y automatización del proceso contable, como poco, descoloca.

¿Cómo analizan el cambio los gerentes de los despachos?

La situación que se plantean es muy simple: He visto una tecnología que si montara hoy mi despacho sería un must-have, pero mi despacho ya tiene una inercia y una forma de hacer las cosas que, aunque en su momento eran las más idóneas, se parece muy poco a lo que acabo de ver.

Y aquí viene el momento de la verdad, porque cualquier decisión que tome tiene riesgo: ¿Qué hago? ¿Cambio la forma de trabajar de mi despacho ahora o espero? Cambiar es complicado, pero como no cambie ¿cómo voy a competir con los que sí que utilicen la tecnología? Si me espero, ¿voy a ser capaz de cambiar cuando tenga el agua al cuello?

Para tomar la decisión de cambiar, en este caso de adoptar cierta tecnología, analizamos necesidades internas/externas, riesgos, nivel de adaptación al cambio de la organización, experiencias pasadas, experiencias de colegas, etc…

Casi todos los puntos anteriores están basados en históricos del pasado. Pero, ¿realmente he puesto encima de la mesa los aspectos diferenciales pasados, presentes y por venir que me ayuden a tonar la decisión correcta?

Según nuestra experiencia, hay ciertos aspectos que el gerente suele tener en cuenta, pero también hay algunos que suelen pasar desapercibidos en esa ponderación de riesgos y os los he querido resumir a continuación.

Lo que se suele tener en cuenta

Cuestiones que habitualmente el Gerente o Director de la empresa previamente se plantea y que tiene respuesta clara cuando opta por el cambio:

  • ¿Me ayuda esta tecnología a captar más clientes y de mayor calidad?
  • ¿Voy a conseguir que mi organización sea más eficiente aportando más valor/aumentar mis servicios, siendo a la vez, capaz de bajar mis costes operativos?
  • ¿Está mi organización preparada para llevar a buen puerto una adaptación y actualización de sus capacidades tecnológicas?
  • ¿Puede la tecnología ayudarme a adaptar mis recursos a la demanda del mercado?
  • ¿Tengo claro de cómo tiene que ser la empresa que me ayude a implantar esta tecnología?
  • ¿Tiene el proveedor tecnológico experiencia ayudando a los usuarios involucrados en el cambio?
  • ¿Puedo desarrollar mi actividad con normalidad mientras implanto la solución tecnológica?
  • …y por supuesto, ¿lo puedo pagar?

Lo que se suele pasar por alto

Puntos en los que habitualmente el Gerente no tiene en cuenta y que son unos intangibles tremendamente valiosos que enriquecen las organizaciones que son capaces de afrontar el momento de la verdad con un a por ellos:

  • Mi equipo va a tener experiencia en la transición y gestión del cambio de la empresa
  • Voy a tener mejores profesionales, más formados y más seguros de sus capacidades
  • Mi empresa se va a asociar a innovación y a liderazgo tecnológico
  • Mis clientes se reflejan en mí a la hora de analizar, comparar y adoptar decisiones tecnológicas
  • Somos una empresa con conocimiento (tú y tus empleados) sobre lo que me aporta y sobre lo que no
  • He ampliado y mejorado mis diferencias competitivas
  • Sé gestionar el cambio en mi organización. Las transiciones y adaptaciones ya no son un trauma y un problema, sino una oportunidad de mejora.
  • He encontrado un partner tecnológico que me aconsejará y acompañará en futuras decisiones

No es tecnología, es estrategia

Lo que te quiero transmitir es que cambiar tus procesos no es únicamente una decisión tecnológica, es algo que va a afectar absolutamente a tu empresa a nivel estratégico. Y la reflexión estratégica que creo que deberías hacerte es: Vale, llevo X años trabajando de la misma forma y me habrá ido mejor o peor, pero aquí sigo; ahora, ¿voy a poder trabajar otros X años con mis papeles y mis tareas manuales en un entorno tecnológico que evoluciona a velocidad de vértigo?

En mi último post comparaba la revolución industrial del siglo XIX con la revolución tecnológica que estamos viviendo en el siglo XXI. Si aceptamos esta premisa, y salvando las obvias diferencias, ¿cuantas fábricas de tornillos artesanales conoces?

Imagen cortesía FreeDigitalPhotos

El riesgo del atraso tecnológico en los despachos

Esta máquina (es una máquina de vapor del siglo XVIII) me la he encontrado durante años en la Escuela de Ingenieros Industriales de Madrid. En la actualidad, representa una forma de pensar y hacer común para cualquiera de nosotros, pero no siempre fue así. Entre finales del s. XVIII y principios del XIX se produce la verdadera revolución industrial, es decir, la capacidad para aumentar el número de productos fabricados en menos tiempo. Vaya, lo que ahora llamamos eficiencia. Algunos se dieron cuenta de que existían tareas repetitivas y manuales, que ni mejoraban ni empeoraban el producto, simplemente transformaban materia prima en producto acabado. Sobre esto, recomiendo un libro clásico La Meta (Eliyahu M. Goldratt y Jeff Cox) en donde, como si fuera un cuento, nos describe la ineficiencias en tareas repetitivas: imaginaos que varias personas quedan un domingo para dar paseo por el monte, por un camino ya trazado, y todas están unidas por una cuerda para no perderse, si uno se detiene o lleva una velocidad inferior al resto, la cadena se ralentiza (ineficiencia). Aparte de que ya nadie se acuerda de estas transformaciones y cambios (supongo que quien mejor se podría acordar son aquellos que ponían barreras a este cambio, pero ya no tienen tiempo de rectificar), lo cierto es que seguimos cometiendo los mismos errores que hace dos siglos.

La ineficiencia del proceso contable

Vuelvo al presente y veo que pasan las mismas cosas que se daban antes de la revolución tecnológica del XVIII y son los mismos tipos de empresas las que se adelantan y consiguen evolucionar y mejorar. En Quantyca llevamos muchos años trabajando y optimizando procesos intensivos en documentos para constructoras, empresas energéticas, compañías de seguridad,… y sobre todo, para el sector de asesorías y despachos. Porque si hay un proceso documental repetitivo, que sigue una lógica matemática (base imponible, % iva,…), que mantiene una lógica semántica (fecha, emisor,…) y que el tipo documental (factura) es común para cualquier empresa o autónomo con actividad comercial ese es el proceso contable. Curiosamente es la contabilidad la tarea con más carga manual, con cuellos de botella cíclicos y repetitivos, menos normalizada (el último día me llegan pilas de facturas en papel, por mail, repetidas, de otros trimestres, juntas en un solo pdf…) y encima, cada proveedor aporta su creatividad para que su factura tenga un aspecto diferente a la de los demás. Si encima se levanta especialmente original, cambia el diseño de un día para otro y que el asesor se apañe. Como contables, nos pasamos el día ordenando, desgrapando, buscando en las carpetas, contestando llamadas de clientes para que le envíes una factura que no encuentra. Realmente, ¿estas tareas aportan valor a mi empresa y me hacen crecer como profesional? Como gerente de la asesoría, me falta tiempo para reunirme con clientes, para asesorarles en fiscalidad o darles una visión profesional de su cuenta de pérdidas y ganancias; porque ese tiempo se lo comen las tareas repetitivas que no aportan valor.

La revolución pendiente en los despachos

Si reformulamos la frase del primer párrafo en contexto contable, esto será lo que se cuente de este periodo dentro de unos años: …existían tareas repetitivas y manuales, que ni mejoraban ni empeoraban el producto, simplemente transformaban materia prima en producto acabado.
  • Materia prima: Documentación contable
  • Tareas repetitivas: Grabación asientos facturas y bancos, gestión de documentos papel, búsquedas en archivo…
  • Producto acabado: Asesoramiento financiero & fiscal
Personalmente todos los días me reúno y hablo con despachos que ya trabajan con nosotros y con otros que nos hacen consultas y reflexiones. Seguro que me equivoco muchas veces, pero en seguida me doy cuenta de quien saldrá adelante: los que ya tienen una estrategia clara, los que han establecido los tiempos para ponerla en marcha (sus tiempos son ya!); y aquellos despachos que se quedarán sin cambiar refugiados en los típicos parámetros y miedos: tengo que seguir bajando precios porque las asesorías online…, es que hasta que mis contables se hagan con esta forma de trabajar… voy a esperar a ver si pasa esto de la crisis… Igualito, igualito que hace muchos años cuando algunos fabricaban en cadena, por piezas y después ensamblaban el producto final (más unidades menos tiempo) y otros seguían fabricando uno a uno y no empezaban con el siguiente hasta haber acabado el anterior.

El riesgo de la no-evolución tecnológica

Evidentemente que la evolución supone un riesgo, pero quedarse quieto lleva implícito un riesgo aún mayor. La siguiente gráfica representa dos asesorías que parten de la misma situación y analizamos decisiones que toman a lo largo del tiempo (eje x) en función del riesgo a desaparecer (eje y):
El riesgo del atraso tecnológico en despachos
El riesgo del atraso tecnológico en despachos
  • La asesoría roja seguirá expuesta al riesgo de competir en los términos tradicionales de bajar precios (no olvidemos que ese cliente que se vino con nosotros por ese magnífico precio que tuvimos que darle, mañana nos dejará), disminuir servicios, etc, hasta que en un punto su área de riesgo será muy elevada (estará expuesta siempre a desaparecer por alteración de parámetros que ya no dependan de su propia gestión).
  • En el otro lado, la asesoría verde llega incluso a elevar su área de riesgo en el momento inicial de invertir en tecnología (meses de enero, febrero). Pasado esta etapa (por nuestra experiencia no sobrepasa el mes de aprendizaje), empezará a disminuir costes por eficiencias en procesos, eliminación de costes de papel, archivo, desplazamientos, tareas repetitivas y tiempos muertos y, en paralelo, a aumentar sus posibilidades de competir añadiendo valor y servicios adicionales. Habrá bajado su área de riesgo hasta un punto mínimo, que dependerá, únicamente, de su propia capacidad para captar más clientes, más fieles y de mayor recorrido.

Ha llegado la revolución tecnológica a los despachos

Pues sí. Estamos en un momento de cambio radical de forma de trabajar en los despachos. Tan radical como la introducción de maquinaria en la revolución industrial del siglo XVIII; y la coyuntura económica no está haciendo sino acelerar este proceso. Cada vez más despachos hacen con un clic lo que a otros les cuesta minutos y no es muy difícil adivinar los que van a salir adelante y los que se van a quedar por el camino.

So far, so good: El despacho y el suicida optimista

  Hace unos días, viendo un episodio de la nueva temporada de Homeland, me hizo gracia un chiste bastante negro que cuenta Dana Brody:
  • What did the optimist say as he jumped off of a building? So far so good!
  • ¿Qué dice un optimista según salta desde un edificio? ¡Por ahora, todo bien!
Ya se que no se deben explicar los chistes, pero voy a ello: El hombre va camino de una muerte segura pero, aunque es consciente de la inevitabilidad del piñazo que se aproxima, como aún no se ha estampado, pues eso, so far, so good. Y esto es lo que me recordó la situación de muchos despachos. Esos despachos que siguen trabajando como hace 20 años, que han pasado por los avances tecnológicos silbando el puente sobre el Rio Kwai, que eso no va conmigo, y que ahora miran las ofertas de la competencia a mitad de precio y miran sus costes y dicen ¿cómo pueden ganar dinero con esos precios? y miran sus clientes así de reojo, y Uf! menos mal que aquí siguen… so far, so good. La pregunta evidente es ¿hasta cuándo?

La tecnología marca la diferencia entre despachos

Estos precios de derribo es posible conseguirlos con una combinación de (i) tecnología y (ii) trasladando al cliente ciertas tareas mecánicas, que serán de mayor o menor alcance según el perfil y la casuística de cada uno y habrá que segmentar tus clientes. Pero en cualquier caso, es la tecnología la que marca las mayores diferencias entre los costes de un despacho tradicional y uno tecnológicamente avanzado. Una reacción muy común que me encuentro cuando hablo de estos temas con gerentes de despachos es que tienden a descalificar el servicio que prestan estos despachos. Hay una tendencia generalizada a equiparar asesoría avanzada tecnológicamente con asesoría low-cost, como si la tecnología solo sirviera para ofrecer servicios baratos y de baja calidad, nada que ver con el espléndido servicio que proporcionan las de toda la vida, por el simple hecho de que unas nadan en papeles y otras, pues no. Por el contrario, como proveedores de soluciones tecnológicas para despachos desde hace más de 6 años, en los últimos meses hemos tenido un aumento exponencial de clientes de despacho de tamaño medio y grande; todos con una aproximación al negocio similar que supone un enfoque absolutamente demoledor para las tradicionales: ofrecer servicios de alto valor añadido a precios asequibles que consiguen porque se apoyan en la tecnología más avanzada para liberar recursos mediante la automatización de tareas y la mejora de sus procesos.

Tecnología, tecnología… ¿Y qué pasa con los conocimientos?

Efectivamente, tecnología sin conocimientos no sirve de nada; pero es que conocimientos sin tecnología es muerte segura. Vamos a verlo con la Fórmula 1 como ejemplo. En 2013, mientras los 2 mejores pilotos, Alonso y Vettel han tenido coches con rendimiento similar, se han turnado en cabeza del Mundial; pero cuando una tecnología (Red Bull) ha evolucionado mucho mejor que la otra (Ferrari), ha sido un monólogo de Vettel, aunque Alonso sea considerado como el mejor piloto del momento. Aún así, esta analogía no refleja del todo bien la diferencia entre un despacho tradicional y otro tecnológicamente avanzado. Entre un Ferrari y un Red Bull hay pequeñas diferencias que no impedirían a un despacho mantenerse cómodamente en el mercado. No. Aquí hablamos de intentar competir con un Seat Panda contra un Fórmula 1. Por muy bueno que seas en tu trabajo, si la tecnología que utilizas para desarrollarlo no está a la altura de la que usa tu competencia, estás muerto. Si empleas tus recursos en mover papeles, grabar asientos, conciliar bancos, etc… ¿cómo vas a competir con alguien que hace estas tareas con la tercera parte de los recursos que tú empleas? y que utiliza ese ahorro de costes para ofrecer servicios de valor añadido o simplemente ofrecer unos precios a los que tu no vas a llegar jamás. Seguro que eres un gran profesional de la asesoría, pero es imposible que compitas con otros de tu nivel si tu vas en un Panda y ellos en un Red Bull. Sobre todo porque la tecnología se ha democratizado enormementeahí fuera hay muchos que han dejado ya su Panda y se están subiendo a Red Bulls.

¿Mi despacho es un Seat Panda?

Piensa en la infraestructura tecnológica de tu despacho y comprueba si estás dentro de alguno de estos casos:
  • Tus equipos tienen +5 años y usan Windows XP o Vista.
  • Los puestos solo tienen 1 monitor de 15″ o 17″.
  • Tu red local es un grupo de trabajo, no tiene dominio.
  • El servidor es el equipo que nadie quería y funciona con Windows XP.
  • Internet es de quita y pon y solo tienen acceso algunos privilegiados.
  • Tu página web no cambia desde 1995.
  • Si tienes fax y lo sigues utilizando, déjalo, no sigas leyendo. Eres un caso perdido y no te podemos ayudar 😉
Además del equipo informático, comprueba estos puntos referentes a tu equipo humano, incluyéndote a ti:
  • Imprimes o fotocopias todo lo que recibes, aunque estás casi seguro que tu multifunción tiene escáner.
  • El teletrabajo es lo que hace Matias Prats. Todo el mundo sabe que es imposible que un contable pueda teletrabajar.
  • Cuando has actualizado el programa contable, tu equipo ha puesto el grito en el cielo porque han cambiado el icono del Plan Contable.
  • Si adoptar tecnología supone cambiar tu forma de trabajar, pues no se adopta y punto.

Pues parece que tengo un Panda… ¿Hay remedio?

A diferencia del suicida, el despacho tiene opciones de sobrevivir distintas a la poco probable aparición instantánea de apéndices alados. La tecnología existe y está al alcance de cualquier despacho, pero tienes que tener claro cuál es el principal problema al que te enfrentas: la inercia de tantos años trabajando de la misma forma que, como al suicida, arrastra al despacho al abismo con ese día a día que se lo traga todo. Esta inercia hace que el cambio de los procedimientos de trabajo requiera de un gran esfuerzo en tiempo & recursos y que, lógicamente, durante este periodo de transición vas a tener un rendimiento general del despacho inferior al que tienes ahora y vas a tener que oir muchas veces eso de “esto lo hacía yo en dos patás” por parte de los más reacios al cambio de tu equipo. Esta es la gran ventaja de los despachos de nueva creación: no tienen vicios heredados de la prehistoria tecnológica y su entorno de trabajo natural es ese al que tu quieres (necesitas) llegar. En resumen, hay remedio, pero hay que espabilar. La gestión del cambio no es inmediata y si quieres empezar 2014 adoptando tecnología para que tu despacho no sea uno de los que van a acabar estrellados, tienes que empezar ya. Aprovecha este periodo del año (noviembre-diciembre) que suele ser el más tranquilo del año aprovéchalo para iniciar la transición. Y si necesitas ayuda, estamos a tu disposición.

El contable, la gestión documental y el síndrome de la bolsa de El Corte Inglés

Después de muchos años de evangelizar sobre las bondades del despacho sin papeles entre asesores y contables, hay una constante que me pasa en un porcentaje altísimo de los casos. Yo creo que con el trabajo de asesor se adquiere una especie de reflejo de Paulov; va con el puesto. Disparar este reflejo Pavloviano es sencillísimo; solo hay que hacer una cosa: Decirle al asesor que si recibe documentos en papel, alguien los tiene que escanear. No queda otra. Si no queremos papel y recibimos papel, pues habrá que pasarlo a formato digital y eso se hace escaneando. Parece obvio, ¿verdad? Pues resulta que es como mentar a la bicha. En el mismo momento en el que termino esta frase, veo una llamarada refulgir en los ojos del asesor y, como surgido del limbo de los contables con manguitos, el asesor le ve. Siente su presencia. Casi puede tocarle. Y empieza a estremecerse. Si. Es ÉL. Es ese cliente maligno con la bolsa de El Corte Inglés repleta de facturas que todo despacho tiene, teme y venera a partes iguales. Y de pronto, lo que hace un segundo era la solución a todos sus males (que lo es, por lo menos de una buena parte), se le empieza a hacer bola pensando en esas facturas roñosas, arrugadas, grapadas, desordenadas y le empieza a cambiar la cara y ese pecho hinchado de determinación visionaria se empieza a desinflar y se le empieza a poner la cara de pasa y, como si un ente hablara por su boca, empieza a soltar cosas como si, eso del despacho sin papeles está muy bien, pero… Es como la niña del exorcista, pero que en lugar de asustar, deprime. Y entonces, empieza la retahíla de anécdotas: Que si ya me gustaría que me lo trajera en una bolsa de El Corte Inglés, que si me las traen en cajas de pescado 10 minutos antes del cierre de trimestre, que si me las traen clavadas en un gancho, ojo, ¡¡con gancho y todo!!, etc… Si no me creéis, haced la prueba. Decid la palabra “escáner” a un contable y fijaos como le cambia la cara 😉

¿Cuál es la causa de este síndrome?

En realidad hay 2 causas posibles. La primera es que la imagen que tenga el contable en su cabeza de un escáner es el del escáner de tapa, de los que hay que ir escaneado papelito a papelito. Esto, efectivamente, es causa inmediata de aumento de tendencias suicidas, con o sin bolsa de El Corte Inglés Lo bueno es que se cura simplemente conociendo las alternativas que hay en el mercado. La segunda sin embargo, afecta casi al 100% de los asesores. Y es un mecanismo mental por el que piensa que para pasar al despacho sin papeles, tiene que trabajar sin papeles con absolutamente todos sus clientes desde el primer día. Como dice nuestro amigo Guillermo, es como querer correr sin haber aprendido a andar.

Pasos para conseguir un despacho sin papeles

Paso 1: Ten claro tu objetivo – Que no entre ni un papel en tu despacho

Este debe ser tu mantra. Tienes que conseguir el cliente sólo te mande PDF. Del mismo modo que te digo que debes tener claro tu objetivo, también hay que ser realista y saber (que seguro que ya lo sabes) que habrá clientes que no vas a conseguir ni en 10 vidas que no te manden papel. Es así. No pasa nada. Sigue leyendo.

Paso 2: Segmenta a tus clientes

Nosotros siempre proponemos que hagas una doble segmentación: Por estratégicos & por actitud frente a tecnología.

1ª Segmentación: por lo estratégicos que son para tu despacho

Clasifica tus clientes en 3 grupos según su valor estratégico para tu despacho: A los que más facturas, los que tiene más confianza en tí, los que tienen departamento administrativo, a los que les prestas más servicios, los que valoran tu trabajo (no pongas esa cara, que alguno habrá). La parte alta son tus mejores clientes y la base aquellos que te cambiarían por una cuota 10€ más barata.

2ª Segmentación: según su actitud frente a la tecnología

Aquí también habrá 3 grupos. Te damos algunas pistas para que los coloques en su sitio: – Avanzados: Ya te mandan las facturas escaneadas, manejan la tecnología con soltura, incluso es posible que te hayan enseñado un par de cosas. – Receptivos: No es que estén en la punta de lanza de la tecnología, pero si obtienen valor añadido a cambio, estarían dispuestos a colaborar. – Reacios: Ni saben, ni quieren saber nada de tecnología, ni van a valorar tus esfuerzos por mejorar sus procesos.

Paso 3: Actúa

Las buenas intenciones no valen de nada si no las pones en práctica. A continuación te indico las fases de implantación que mejor han funcionado con nuestros clientes.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 0

Antes de empezar siquiera a plantear cambios, habla con tu equipo contable e intenta hacerlos partícipes del cambio. Debes hacer lo posible para que lo vean como algo que va a ayudar al despacho y si el despacho va bien, irá bien para todos. Si lo ven como una imposición, hay un riesgo importante de que fracase el proyecto. La complicidad del usuario es la parte más importante de la gestión del cambio.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 1

Empieza escogiendo clientes avanzados tecnológicamente de la parte alta del segmento de clientes estratégicos y, si tienes la suerte de que te salen muchos, escoge aquellos con los que tengas más confianza. Si alguien ya te manda todo en PDF, este sería el candidato ideal. Escoge un volumen manejable de clientes/documentos. Si tus contables llevan empresas en exclusiva, déjales a ellos elegir 2-3 clientes según estos criterios. Con el resto de clientes, seguid trabajando como hasta ahora. En esta fase, estos clientes son con los que vas a empezar a cambiar tus procesos. Tu gente necesita coger soltura y confianza en esta nueva forma de trabajar. Dejar de usar papel puede ser traumático para más de uno. No se lo pongas difícil, porque cualquier incidencia será magnificada y cualquier excusa buena para volver a la seguridad del papel (lo que tú debes tener claro es que lo único seguro del papel es que si lo sigues usando, antes o después tendrás que cerrar tu asesoría por ineficiente). Una acción más que recomendable sería la de designar un responsable de implantación, a ser posible, dentro del equipo contable. Durante esta fase es importantísimo supervisar que realmente se está trabajando sin papeles con los clientes escogidos.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 2

Pasado el periodo inicial (normalmente 1-2 meses) tu gente, además de soltura en el manejo de la solución, ya se habrá dado cuenta del tiempo que se ahorran trabajando sin papel, ya habrán visto que podrían trabajar desde casa sin ningún problema, etc… Además, los primeros clientes ya verán resultados (ya tendrán su gestor documental con un volumen importante de datos & documentos) y se lo habrán trasladado a su contacto del despacho, lo que reforzará su confianza. Si pasado este periodo no te cuadra lo que estoy contando, algo está fallando y deberías sentarte con los usuarios a entender su problemática e intentar resolver sus dudas y miedos ante esta nueva forma de trabajar. Puede ser un problema real, o puede ser un simple acto de sabotaje. En cualquier caso debes tomar medidas. Si todo va razonablemente bien, es el momento de dar el siguiente paso: Baja por la escala de clientes y ve incluyendo aquellos no tan estratégicos y/o no tan avanzados tecnológicamente y repite el proceso. Ahora la transición puede que no sea tan sencilla por el perfil del cliente, pero esto se suple con la confianza que ya tienen en el manejo de la solución y, si están convencidos, ellos son los mejores “vendedores” ante los clientes.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 3

En esta fase ya solo te quedan los clientes no-estratégicos y/o analfabetos tecnológicos; y tienes 2 opciones. – Opción 1: Deja que te sigan mandando los papeles, pero en cuanto entran por la puerta, se escanean en la recepción y se devuelven al cliente. Que no pasen de la recepción. También puedes coger el escáner bajo el brazo e irte a escanear a casa del cliente. Esto, aunque te pueda sorprender, ya lo hacen muchos despachos que trabajan con nosotros. Es una forma de evitar la entrada de papel y de ir educando al cliente: Ya se tiene que ocupar de guardar él los documentos y va viendo lo sencillo que es escanear con una máquina en condiciones. – Opción 2: Pégate con un muro y trata de convencerles de que te manden solo PDF. Esto ya depende del esfuerzo que estés dispuesto a emplear, pero debes de tener claro que vas a tener clientes a los que no vale la pena ni intentarlo. También te lo puedes guardar como as en la manga para cuando te vengan pidiendo una rebaja en la cuota: Yo te rebajo la cuota, pero los documentos en PDF.

Entonces, ¿no voy a poder trabajar sin papeles con todos mis clientes?

Pues es posible que no. Esto choca también con otro síndrome habitual en los despachos que es el síndrome de todo o nada. En este punto, la pregunta que debes hacerte es: ¿voy a dejar de utilizar una tecnología que mejora mis procesos, que automatiza mis tareas y que ofrece valor añadido a mis mejores clientes por el hecho de que no la voy a poder utilizar con los clientes menos buenos? Como dicen los ingleses: Up to you, my friend.

Cómo introducir tecnología en tu despacho: La gestión del cambio

Según tu actitud frente a la adopción de innovaciones, tardaras más o menos en tomar la decisión de adoptar una determinada tecnología para mejorar los procesos de tu despacho, pero ya te has decidido. En este punto ya has pasado por varias etapas:

  • Te has dado cuenta de que tienes un problema
  • Has hecho tu búsqueda en foros, en blogs, en Linkedin…
  • Has visto vídeos, instalado demos, asistido a seminarios web…
  • Has pedido precios y condiciones
  • Has preguntado a amigos y conocidos
  • Y por fin ya has decidido lo que vas a implantar y con quien te casas.

¿Prueba superada?

Pues no. La elección de la tecnología solo es el primer paso del proceso de cambio de tu despacho. Ahora se inicia un nuevo proceso que debe cambiar la forma de trabajar de tu despacho para que la nueva tecnología se asimile como propia y no como un elemento extraño y molesto que viene a turbar el equilibrio interno.

Este nuevo proceso es lo que se llama la Gestión del cambio y ocurre en todas las organizaciones de cualquier tamaño. A continuación te vamos a contar cuales son los pasos habituales para llevarla a cabo de la forma menos traumática y efectiva posible.

Leer másCómo introducir tecnología en tu despacho: La gestión del cambio