Consejos para llevar tu despacho a la nube (o no)

Que en un futuro muy próximo todo va a estar en la nube es un hecho que nadie discute. Llevados por esta realidad, muchos despachos han querido ser pioneros y han dado el salto a sacar de sus instalaciones los servidores que ejecutan las aplicaciones más críticas del despacho, en alguna de las diferentes opciones existentes:

  • Housing: compro los equipos y los llevo a un CPD donde los mantienen
  • Hosting: no compro equipos, sino que alquilo máquinas virtuales
  • SaaS: no alquilo máquinas, sino que alquilo las aplicaciones

A primera vista estas opciones son óptimas: me quito el problema de administrar los sistemas, de que se me queden obsoletas las máquinas o ni siquiera tengo máquinas. A todo esto, añado copias de seguridad automáticas y desatendidas, no tengo inversión inicial (salvo housing), acceso desde cualquier sitio, seguridad, ahorro en mi factura de la luz, no necesito un espacio acondicionado para alojar mis máquinas… Comparado con la implementación habitual, no hay color ¿verdad?

La realidad del día a día sin embargo nos puede traer unas sorpresas amargas con las que no contábamos. La más habitual: que trabajar con los mismos programas se vuelve más lento (incluso muchísimo más lento) comparado a cómo trabajo con los servidores dentro de mi despacho. ¿La culpa? Habitualmente de la infraestructura.

Y es que el tema se complica. Cuando antes solo tenías que preocuparte de tener unos equipos decentes, un cableado y un switch en condiciones; ahora metemos todo esto en la ecuación:

  • Por el lado del despacho: el router de internet, el firewall periférico, la conexión a internet y el uso que haces de ella
  • Por el lado del hoster: el router, su infraestructura de red, la calidad de las máquinas físicas sobre las que corren las virtuales, la pericia del administrador de sistemas, las particularidades de Citrix o Terminal Server, la disponibilidad de los controladores de dominio (Active Directory, servidores DNS…)

Si todo va bien, es perfecto; pero si hay algún problema, encontrar el cuello de botella es realmente complejo y, al intervenir tantos factores, el despacho corre el riesgo de que los distintos actores se pasen la pelota entre ellos: que si el problema son las máquinas, que si el software, que si el router, que si el nodo de conexión entre redes de telecomunicaciones (verídico, le pasó a un despacho de Toledo)…

Y si al final no se encuentra el causante del problema, el despacho que quería ser un pionero se queda atrapado en una infraestructura que lo mantiene en inferioridad de condiciones con respecto a otros.

¿Y esto no se puede probar antes de dar el salto?

Pues sí y no. El aspecto más puñetero del tema es la dificultad en hacer unas pruebas de rendimiento en condiciones. Montar el entorno es relativamente sencillo: instalo el software, accedo y hago un ciclo completo de trabajo, y ya, ¿no? Pues no.

El rendimiento del sistema será tan bueno como el que ofrezca en los momentos críticos (cierres trimestrales) y hacer esta prueba antes de dar el salto definitivo, no es en absoluto sencillo: tienes que migrar tus datos, tus usuarios, formarlos… tienes que tener las montañas de facturas que tienes que contabilizar, juntarlo con la generación de las nóminas… Muy pocos despachos han hecho estas pruebas de carga en las migraciones. Lo habitual es dar el salto y, una vez llega el trimestre… a rezar.

Para evitar que el futuro del despacho dependa de la Providencia más de lo necesario, te indicamos a continuación los pasos a seguir para que no te quedes atrapado en un hoster que no funciona como debería.

Consejos para dar el salto a la nube (con red)

Lo primero que hacer es ponerte en manos de un hoster de garantías; que en este sector, como en cualquier otro, hay de todo: buenos, normalitos, malos y sinvergüenzas (me contengo para no poner un enlace). Y lo más importante es que de entrada no firmes un contrato largo. Si tu continuidad con ese hoster depende del rendimiento de tus sistemas, seguro que tendrás mayor atención por su parte para que te quedes (que si además de bueno, está motivado, dos veces bueno).

Si tu opción es SaaS (Software as a Service), y quieres conectar tu programa contable a otras aplicaciones (por ejemplo, Ubyquo) asegúrate que vas a tener esta posibilidad. Los entornos SaaS son cerrados y solo te podrás conectar a través de una API.

Ah, y no jubiles aún tus equipos actuales, no vaya a ser que tengas que volver a tirar de ellos.

En paralelo, debes hacer una auditoría de tu infraestructura de comunicaciones antes de dar el paso: router, firewall, calidad de la conexión a internet. Ten en cuenta que si resulta que vas a necesitar una conexión dedicada, es muy posible que no te salgan los números; pero mejor será saberlo antes de dar el paso.

Lo siguiente sería montar un primer entorno de trabajo: monta tus aplicaciones y prueba rendimientos. Si todo va bien, como siguiente paso, tendrás que subir tus datos reales: no es lo mismo trabajar contra una base de datos vacía, que con una que contiene todos los datos de los últimos 15 años.

Y si has llegado hasta aquí, ahora deberías replicar un cierre trimestral antes de que llegue. Lo cierto es que ni por disponibilidad de tiempo del personal, ni de material con el que trabajar, es sencillo replicarlo; con lo que la otra opción es tirarse a la piscina y hacer un primer cierre en la nube. Igual te pitan los oídos durante unos días, pero de todo se sale.,,

Una vez pasado el cierre, puede que te haya tocado ampliar las máquinas (más memoria, más procesador…), pero ahora ya deberías estar en condiciones de saber lo que necesitas, lo que te va a costar y si has elegido bien tu socio en la nube, si buscas a otro, o si te quedas como estabas.

Sea cuál sea el resultado, ahora ya tienes los datos para tomar la decisión; y si esa decisión es que aún no toca dar el salto a la nube, no tienes ataduras que te impidan hacerlo.

Juan Luis Ruiz Ferrandis es Ingeniero Industrial por la UPM y responsable de infraestructura IT en Quantyca.

Sesiones automatizacion facturas complejas

Contabilización automática avanzada de facturas

automatizacion-facturas-complejas

Iniciamos una bateria de sesiones cortas (10 minutos) para automatizar en Ubyquo, facturas especiales y casuísticas complejas. En cada una de estas sesiones, únicamente explicaremos los pasos para automatizar casos de facturas específicas y que se repiten en cualquier Despacho, Asesoría o Departamento fiscal/contable

CALENDARIO Y ENLACE DE REGISTRO

Cuentas genéricas: generación de modelo 347

lunes 14 nov de 10:00-10:20 h [hora Peninsular]

Tickets y facturas con IVA no deducible

martes 15 nov de 10:00-10:20 h [hora Peninsular]

Operaciones intracomunitarias / inversión del sujeto pasivo

jueves 17 nov de 10:00-10:20 h [hora Peninsular]

Régimen especial de recargo de equivalencia

viernes 18 nov de 10:00-10:20 h [hora Peninsular]

¿Tiene coste estos webinars? – No. Son totalmente gratuitos

¿Qué necesito? – Conexión a Internet y unos altavoces o auriculares. Podrás hacer preguntas por escrito a través de un chat

Duración del webinar

  • 10 min cada caso práctico de contabilización automática avanzada
  • 10 min consultas de los asistentes

Si tienes cualquier duda o necesitas detalle adicional, estamos a tu disposición en el 91 633 32 11 o raul.martinez@quantyca.com

QUANTYCA SOFTWARE SOLUTIONS
Paseo Castellana 100, Madrid
Chile 10, Las Rozas, Madrid

Potitos y estadistica

Tuve la enorme suerte o desgracia, en función de cómo se mire, de nacer a principios de los años 70 del siglo pasado, en lo que se llamó “generación del baby boom”. A medida que los miembros de esa generación hemos ido creciendo, sin darnos cuenta, la economía ha ido girando alrededor de dicha explosión demográfica. Tiendas y fabricantes de productos infantiles, desde potitos a sillas de bebé, vieron cómo la curva de su facturación anual iba en paralelo con el número de nacimientos por año. Unos años más tarde, llegada la adolescencia, proliferaban los bares de copas para acoger las noches de los fines de semana a mis coetáneos. No creo ser un visionario si afirmo que, dentro de unos años, el número de empresas que dé servicio a las necesidades de la tercera edad también se multiplicará en España.

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Contabilización automática de BANCOS con Sage Despachos | Murano y A3ECO

Vídeo de la presentación de Ubyquo Bancos con Sage Despachos | Sage Murano | Sage 200

Vídeo de la presentación de Ubyquo Bancos con A3ECO | A3CON


Presentamos el módulo de Ubyquo Bancos con todo lo que nos habéis pedido durante los últimos años:

  • Que los movimientos se descarguen solos
  • Que concilie automáticamente y que aprenda
  • Que contabilice en mi programa contable con mi Plan Cuentas
  • Que no duplique movimientos que ya he contabilizado
  • Que use el diario para conciliar
  • Que use la cartera de efectos para conciliar
  • Que lea los ficheros de remesas
  • Que pueda gestionar VISA & Caja
  • Que mi cliente pueda consultar sus bancos desde el móvil
  • Que pueda ver la factura asociada al movimiento
  • Que los efectos que concilie los deje como cobrados/pagados

Como siempre estamos a vuestra disposición para cualquier consulta que queráis realizar en el 91 633 32 11.

[Seminario online] App móvil, descarga, conciliación y punteo automático de bancos con Sage Despachos|Murano & A3ECO

SESIONES YA CELEBRADAS – AQUÍ TIENES DISPONIBLES LOS VÍDEOS
contabilizacion-concilizacion-automatica-bancos-sage-despachos-a3eco-a3conLos próximos 10 y 11 de mayo tenemos el placer de presentar el nuevo módulo Ubyquo Bancos para la descarga, contabilización y punteo automático de bancos.

Ubyquo Bancos reune cuatro grandes automatizaciones: (A) Conexión y descarga automática diaria de movimientos desde todas entidades bancarias [autorizado mediante Código Interbancario]. (B) Acceso a los clientes del Despacho desde móviles y tablets. (C) Conciliación y generación automática de asientos y documento asociado al apunte. (D) Comunicación y sincronización automática Despacho-Clientes.

Os adelanto detalles con los que cuenta el módulo:

Nuevo módulo bancos Ubyquo
Descarga automática movimientos si
Importación movimientos desde N43 si
Importación movimientos desde Excel si
Importación remesas, VISA… desde N19, N34, Excel si
Lectura directa Plan contable del programa contable si
Generación automática asientos en vuestro prog. contable si
Detección movimientos ya contabilizados si
Acceso dispositivo móvil cliente si
Email diario nuevos movimientos todas las cuentas si
Comunicación cliente-despacho si
Punteo con asientos devengo si
Punteo con cartera efectos si
Cambio de estado efectos (pagado/cobrado) si
Vista 360º documentos movimiento-factura si

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[Formación online] Automatización Vencimientos y Facturas Intracomunitarias

Los días 29 y 30 de septiembre de 2015 organizamos unas sesiones de formación online para usuarios de Sage Despachos, Logic, Murano y A3ECO en el que se veremos cómo:

  • Automatizar la generación de la cartera de efectos
  • Automatizar la contabilización de facturas intracomunitarias, inversión suijeto pasivo, importaciones… incluyendo todos sus datos fiscales (Tipo Tansacción, Código Operación, código IVA…)

[Vídeo] Sesión Sage Despachos

 

[Vídeo] Sesión A3ECO

Las sesiones son gratuitas y están destinadas a usuarios avanzados de Ubyquo.

Si tienes cualquier consulta, contacta con nosotros: 916333211 francisco.fernandez@quantyca.com

[Vídeos] Automatización facturas Intracomunitarias e Inversión Sujeto Pasivo

En estas sesiones celebradas en julio de 2015 se expone cómo utilizar Ubyquo para realizar los siguientes procesos:

  • Contabilización automática facturas intracomunitarias, inversión sujeto pasivo, importaciones
  • Generación automática de los datos fiscales en asientos generados: Tipo Transacción, Código IVA, Código Retención…
  • Elimina la necesidad de separar facturas antes de enviar: Asientos no soportados & criterio caja no generan asiento
  • Control para asegurar asientos con retención tienen Código Retención definido
  • Inclusión fecha factura como fecha operación (distinta fecha asiento)
  • Datos fiscales editables desde Ubyquo
  • Las cuentas que se traspasan a Sage llevan los datos fiscales informados

[SAGE] Vídeo de la sesión con Sage Despachos

[A3ECO] Vídeo de la sesión con A3ECO

Contabilización automática de facturas con 100% de aciertos

Ubyquo utiliza un OCR inteligente en la nube para que no tengas que hacer plantillas, ni tengas que preocuparte por limitaciones de puestos, licencias, etc…

Nuestro sistema de reconocimiento es muy avanzado, pero como ocurre con todos los sistemas de OCR que existen, por si solo no puede conseguir el 100% de aciertos que necesitas para contabilizar los asientos de forma automática y segura. Por ello, tenemos un equipo de operadores que revisan, completan y corrigen las facturas para poder garantizarte que vas a recibir los datos con un 100% de aciertos y que no pierdas tu tiempo en revisar datos no-fiables.

¿Cómo consigue Contamática un 100% de aciertos?

El sistema de contabilización automática más avanzado

Pero Ubyquo no solo se diferencia por ofrecer un 100% de aciertos. A continuación tienes una lista de las funcionalidades que hacen de Ubyquo el sistema de contabilización automática más completo y avanzado del mercado:

Características

Sistema reconocimiento

  • Tasa de aciertos 100%: Equipo de operadores humanos comprueba los resultados
  • NO hay que hacer plantillas: Motores de OCR en la nube
  • NO hay licencias: Número ilimitado de usuarios
  • NO hay costes iniciales: Pago por uso

Plan contable

  • Cada ejercicio utiliza su propio Plan Contable
  • Lectura & actualización directa del Plan Contable del programa contable (sin archivos intermedios)
  • Creación automática de asientos predefinidos a partir del Diario
  • Lectura del Plan Contable desde Excel & XML (para aplicaciones sin conector)

Operativa contable

  • Generación automática asientos con el Plan Contable propio del ejercicio
  • Pantalla para modificar cualquier dato mientras se visualiza la factura
  • Creación de nuevas cuentas & gestión asientos predefinidos
  • Admite hasta 4 bases imponibles con IVA, IGIC, IRPF & Recargo Equiv por factura

Alta de asientos y cuentas en programa contable

  • Exportación directa asientos & cuentas al programa contable (sin archivos intermedios)
  • Gestión avanzada: Comprobación facturas duplicadas & control periodos contables cerrados
  • Gestión de incidencias: Conflictos de cuentas & asientos no exportados correctamente
  • Exportación asientos, cuentas y datos de facturas a Excel & XML (para aplicaciones sin conector)

Gestión documental

  • Facturas quedan integradas en gestor documental de Ubyquo & del programa contable
  • Datos para búsquedas se rellenan automáticamente a partir de la información del programa contable
  • Documentos enlazados a asientos del programa contable. Enlace se mantiene al renumerar diario
  • Gestión avanzada de documentos: Búsquedas complejas, Mayor de documentos
  • Gestión contable: Sello de contabilizado, Cuadro de mando para control docs sin contabilizar

Acceso compartido con clientes

  • Documentos & datos de búsqueda se sincronización automáticamente con clientes
  • Clientes disfrutan potente gestor documental sin coste y sin grabar datos
  • Clientes envían nuevos documentos arrastrando los PDF a una carpeta
  • Gestión PDF escaneados: Separar/agrupar PDF con un clic

Despacho sin papeles

  • Contabilización manual del resto de documentos (recibos, tickets…) sin imprimir
  • Los documentos contabilizados a mano quedan enlazados a asientos del programa contable
  • Gestor documental otras áreas despacho: Expedientes, laboral, etc

Conectividad

  • API completa, documentada & con código de ejemplo reutilizable [C# .NET]
  • Conectado con principales aplicaciones contables españolas ( Nuevos conectores bajo petición)
  • Conectable con cualquier aplicación empresarial [ERP, CRM…] en cualquier implementación [on-premise/cloud]

Conocer todos los módulos de Ubyquo

[SAGE] Webinar Digitalización Certificada AEAT y Contabilización Automática en Sage Despachos

Sage España organizó el pasado 16 de junio de 2015 este seminario online en el que vimos una demo en tiempo real de contabilización automática avanzada de facturas en Sage Despachos. A continuación tenéis el vídeo completo:

Vídeo del webinar

¿Quieres automatizar la contabilización de facturas y olvidarte del papel?

Sage y Quantyca te presentan la solución para contabilizar automáticamente las facturas de tus clientes en Sage Despachos, sin plantillas y utilizando la configuración de cada Plan Contable. Adicionalmente, utilizando el módulo de Digitalización Certificada AEAT, consigues que tus facturas sean admisibles ante un juicio o una inspección fiscal (Orden EHA/962/2007 de la AEAT).

Dedicaremos especial atención a la contabilidad automática analítica, y a las tareas de ver el documento en Sage Despachos, control de facturas duplicadas y de trimestres cerrados.

Si tienes cualquier duda o necesitas información adicional, estamos a tu disposición en despachos.es@sage.com y en el 900 92 00 16.

Te esperamos.

IX Taller de innovación en los despachos – Involucrar al cliente en la tecnología del despacho

business, people, cloud computing and technology concept - smiliUna vez más tenemos el placer de asistir como ponentes en el IX Taller de innovación de los despachos profesionales, esta vez dedicado a cómo involucrar al cliente en la tecnología que utiliza el despacho de manera que podamos aunar procesos, hacer más eficiente al despacho y además aportar valor al cliente.

El Taller se celebrará el 28 de mayo de 2015 en las oficinas de Sage España, calle Labastida Nº 10 en Madrid. Si no puedes asistir en persona, lo puedes seguir online en directo en el siguiente enlace: http://agoranews.es/2015/05/28/streaming-ix-taller-de-innovacion-de-despachos-profesionales

Agenda del Taller

09:00 Presentación José Pedro Martín (Director del Centro de Innovación).
09:15 La tecnología y el cliente
– Juan José Hernandez (Director de SanJuan Asesores)
09:45 El cliente y el área contable, fiscal y de Auditoría
– Antonio Aladueña (Director de Csf Consulting).
– Jesús Lorente (Director de Lorente y Lorente).
10:30 El cliente y el área financiera
– Jose María Martín (Director de Madom)
– Juan Francisco Torres (Sage Professional Advisor Program).
11:30 Descanso
11:45 El cliente y el área Jurídica
– Juan Zamora (Director de Signaturit.com)
12:15 El cliente y el área de administración y comercial
– Victor Herrero (Director técnico de Upplus)
– Angel Lacalle (Director Comercial de Quantyca)
13:15 El cliente y el área laboral
– José Pedro Martín (Director de GM Consulting).

Descarga aquí el Dossier del IX Taller de Innovación de Despachos Profesionales.

Te esperamos