Consejos para llevar tu despacho a la nube (o no)

Que en un futuro muy próximo todo va a estar en la nube es un hecho que nadie discute. Llevados por esta realidad, muchos despachos han querido ser pioneros y han dado el salto a sacar de sus instalaciones los servidores que ejecutan las aplicaciones más críticas del despacho, en alguna de las diferentes opciones existentes:

  • Housing: compro los equipos y los llevo a un CPD donde los mantienen
  • Hosting: no compro equipos, sino que alquilo máquinas virtuales
  • SaaS: no alquilo máquinas, sino que alquilo las aplicaciones

A primera vista estas opciones son óptimas: me quito el problema de administrar los sistemas, de que se me queden obsoletas las máquinas o ni siquiera tengo máquinas. A todo esto, añado copias de seguridad automáticas y desatendidas, no tengo inversión inicial (salvo housing), acceso desde cualquier sitio, seguridad, ahorro en mi factura de la luz, no necesito un espacio acondicionado para alojar mis máquinas… Comparado con la implementación habitual, no hay color ¿verdad?

La realidad del día a día sin embargo nos puede traer unas sorpresas amargas con las que no contábamos. La más habitual: que trabajar con los mismos programas se vuelve más lento (incluso muchísimo más lento) comparado a cómo trabajo con los servidores dentro de mi despacho. ¿La culpa? Habitualmente de la infraestructura.

Y es que el tema se complica. Cuando antes solo tenías que preocuparte de tener unos equipos decentes, un cableado y un switch en condiciones; ahora metemos todo esto en la ecuación:

  • Por el lado del despacho: el router de internet, el firewall periférico, la conexión a internet y el uso que haces de ella
  • Por el lado del hoster: el router, su infraestructura de red, la calidad de las máquinas físicas sobre las que corren las virtuales, la pericia del administrador de sistemas, las particularidades de Citrix o Terminal Server, la disponibilidad de los controladores de dominio (Active Directory, servidores DNS…)

Si todo va bien, es perfecto; pero si hay algún problema, encontrar el cuello de botella es realmente complejo y, al intervenir tantos factores, el despacho corre el riesgo de que los distintos actores se pasen la pelota entre ellos: que si el problema son las máquinas, que si el software, que si el router, que si el nodo de conexión entre redes de telecomunicaciones (verídico, le pasó a un despacho de Toledo)…

Y si al final no se encuentra el causante del problema, el despacho que quería ser un pionero se queda atrapado en una infraestructura que lo mantiene en inferioridad de condiciones con respecto a otros.

¿Y esto no se puede probar antes de dar el salto?

Pues sí y no. El aspecto más puñetero del tema es la dificultad en hacer unas pruebas de rendimiento en condiciones. Montar el entorno es relativamente sencillo: instalo el software, accedo y hago un ciclo completo de trabajo, y ya, ¿no? Pues no.

El rendimiento del sistema será tan bueno como el que ofrezca en los momentos críticos (cierres trimestrales) y hacer esta prueba antes de dar el salto definitivo, no es en absoluto sencillo: tienes que migrar tus datos, tus usuarios, formarlos… tienes que tener las montañas de facturas que tienes que contabilizar, juntarlo con la generación de las nóminas… Muy pocos despachos han hecho estas pruebas de carga en las migraciones. Lo habitual es dar el salto y, una vez llega el trimestre… a rezar.

Para evitar que el futuro del despacho dependa de la Providencia más de lo necesario, te indicamos a continuación los pasos a seguir para que no te quedes atrapado en un hoster que no funciona como debería.

Consejos para dar el salto a la nube (con red)

Lo primero que hacer es ponerte en manos de un hoster de garantías; que en este sector, como en cualquier otro, hay de todo: buenos, normalitos, malos y sinvergüenzas (me contengo para no poner un enlace). Y lo más importante es que de entrada no firmes un contrato largo. Si tu continuidad con ese hoster depende del rendimiento de tus sistemas, seguro que tendrás mayor atención por su parte para que te quedes (que si además de bueno, está motivado, dos veces bueno).

Si tu opción es SaaS (Software as a Service), y quieres conectar tu programa contable a otras aplicaciones (por ejemplo, Ubyquo) asegúrate que vas a tener esta posibilidad. Los entornos SaaS son cerrados y solo te podrás conectar a través de una API.

Ah, y no jubiles aún tus equipos actuales, no vaya a ser que tengas que volver a tirar de ellos.

En paralelo, debes hacer una auditoría de tu infraestructura de comunicaciones antes de dar el paso: router, firewall, calidad de la conexión a internet. Ten en cuenta que si resulta que vas a necesitar una conexión dedicada, es muy posible que no te salgan los números; pero mejor será saberlo antes de dar el paso.

Lo siguiente sería montar un primer entorno de trabajo: monta tus aplicaciones y prueba rendimientos. Si todo va bien, como siguiente paso, tendrás que subir tus datos reales: no es lo mismo trabajar contra una base de datos vacía, que con una que contiene todos los datos de los últimos 15 años.

Y si has llegado hasta aquí, ahora deberías replicar un cierre trimestral antes de que llegue. Lo cierto es que ni por disponibilidad de tiempo del personal, ni de material con el que trabajar, es sencillo replicarlo; con lo que la otra opción es tirarse a la piscina y hacer un primer cierre en la nube. Igual te pitan los oídos durante unos días, pero de todo se sale.,,

Una vez pasado el cierre, puede que te haya tocado ampliar las máquinas (más memoria, más procesador…), pero ahora ya deberías estar en condiciones de saber lo que necesitas, lo que te va a costar y si has elegido bien tu socio en la nube, si buscas a otro, o si te quedas como estabas.

Sea cuál sea el resultado, ahora ya tienes los datos para tomar la decisión; y si esa decisión es que aún no toca dar el salto a la nube, no tienes ataduras que te impidan hacerlo.

Juan Luis Ruiz Ferrandis es Ingeniero Industrial por la UPM y responsable de infraestructura IT en Quantyca.

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