¿Cómo sacar un «Mayor de documentos» sin perder una tarde entera?

Una vez grabados los asientos, sacar el Mayor de una cuenta es posiblemente la tarea que más veces se repite en un departamento contable.

Como sacar un mayor de documentos y no morir en el intento
Gimnasia rítmica, gimnasia deportiva y… gimnasia contable

Conseguir el listado de los movimientos de una cuenta es tan sencillo y rápido como teclear su código de cuenta y en un segundo los tenemos en pantalla, listos para consultar, imprimir, etc…

El problema es que si luego necesitas conseguir los documentos asociados a esos movimientos (el «Mayor de documentos»), el proceso es todo lo contrario a sencillo, rápido y eficiente, salvo que hayas utilizado Ubyquo para contabilizar en tu programa contable.

Hay 3 situaciones muy comunes que empiezan sacando el Mayor en el programa contable y acaban buscando documentos en el archivo.

¿Para qué consultamos el Mayor?

  1. Para depurar el Diario: Revisando los saldos que no cuadran, sacamos el Mayor y nos convertimos en oráculos para encontrar el problema sin ver los documentos (están en los AZ y nos costaría un buen rato localizarlos).
  2. Para mandarle documentos al cliente: Recibimos la temida llamada del cliente, «Necesito las facturas de…» habitualmente cuando más trabajo tenemos.
  3. Para recopilar los documentos en una inspección o auditoria.

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Caso práctico para eliminar el papel en tu asesoría

En la primera parte de este post, enumerábamos los 5 motivos por los que las asesorías imprimen todo lo que reciben en PDF:Caso práctico para eliminar los documentos de tu asesoría

  • Para trabajar con un único formato: recibo papel y PDF, y lo paso todo a papel.
  • Porque me mandan 50 facturas en un único PDF.
  • Porque usando PDF no es sencillo saber lo que he contabilizado y lo que no.
  • Porque no se como poner una referencia al PDF para luego encontrarlos en el archivo.
  • Porque no quiero tener 2 archivos, uno digital y otro en AZ.

Estos 5 motivos se resumen en uno: imprimimos porque es muy incómodo contabilizar con PDF y, siendo una muy mala opción, no había una mejor hasta ahora.

Vamos a ver un caso práctico de cómo, utilizando Ubyquo, resolvemos todos estos problemas, evitando que tengas que imprimir sin cambiar tu programa contable, reduciendo un 66% el coste del proceso de contabilización y, lo más importante, eliminando las ataduras físicas que están hundiendo la productividad de tu asesoría.

Caso práctico para eliminar el papel

Lo primero que hay que puntualizar es que estamos hablando de eliminar TODOS los documentos papel, no solo facturas, también tickets, extractos bancarios, recibos, etc…

Para realizar este caso práctico debes instalar Ubyquo en 2 ordenadores: uno hará el rol de asesoría y el otro de cliente. Sigue las instrucciones que aparecen en los recuadros.

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