¿Cómo debe ser el programa contable ideal para una asesoría online?

Antes de hablar sobre el software contable ideal, lo primero que hay que tener claro es que toda la infraestructura que necesitas para montar una asesoría online se reduce a:
  • Un teléfono
  • Un ordenador
  • Internet
  • Una página web
  • Software para gestionar la contabilidad, las nóminas, la tesorería…
Todo lo demás es opcional. Como ves, hay una gran diferencia respecto a la de una asesoría tradicional, que necesita una oficina, un servidor con una red local, unos cuantos m2 para el archivo, otros tantos para el backoffice… Así, en lo que respecta al programa contable, la asesoría online se encuentra en la encrucijada. Por un lado, la mayoría del software contable existente está pensado para una infraestructura tradicional, es decir, un servidor y unos puestos fijos desde donde acceder por red y que no se parece en nada a lo que necesitas en tu asesoría online. Y por otro, aunque hay aplicaciones contables 100% cloud, también es cierto que no tienen el bagaje en años de las tradicionales y es posible que no tengan la funcionalidad contable avanzada que necesitas en tu trabajo (analíticas, vencimientos, etc…). En el siguiente post de esta serie vamos a recopilar las soluciones que existen en el mercado para que te puedas hacer una idea de las opciones que tienes.

¿Nube & Licencias? ¿Online & Papel?

Usar un software por licencias y atado a un puesto en una asesoría online es como imprimir los documentos que te mandan para contabilizarlos. La nube te permite trabajar desde cualquier sitio, tener un equipo distribuido geográficamente, reutilizar los datos con distintas aplicaciones, colaborar con otras empresas… Tener que trabajar en este ordenador por narices o depender del papel son conceptos que chocan de frente con las posibilidades que te permite la nube. Son cosas que no cuadran. Y si, puedes mezclar agua y aceite a base de mucho esfuerzo, pero lo que no puede ser, no puede ser… y antes o después lo acabarás pagando en aspectos como no ser competitivo, perder opciones de conectividad y no poder ofrecer a tus clientes una serie de servicios avanzados.

¿Qué tipo de software contable debo elegir?

A pesar de todo, la elección del tipo de software no es tan sencilla y como casi siempre, la respuesta es: depende. Y en este caso, depende sobre todo de la situación en la que te encuentres.

Ya tengo una asesoría tradicional

Si ya tienes una asesoría funcionando, y vas a combinar ambos negocios: asesoría tradicional + asesoría online, debes valorar si optar por una solución distinta para cada mundo o bien trabajar igual en ambos. Si miras el corto plazo, no hay ninguna duda que mantener tu software actual es la medida más cómoda, segura y barata. Tu personal ya está formado y ya tienes la infraestructura “pesada” en marcha. Vas a empezar más rápido, pero también debes tener claro que esto te va a limitar hasta donde vas a poder llegar, salvo que el software que utilices evolucione hacia la nube de forma adecuada. Si no quieres depender de la política de desarrollo del fabricante del programa contable y tienes los recursos suficientes, deberías plantearte funcionar de forma diferente con la parte online. Empezarás más despacio, pero el recorrido es mucho mayor y tu futuro no está a expensas de políticas de terceros.

Voy a montar mi asesoría online desde cero

Si vas a empezar de cero, nuestra recomendación desde luego sería optar por unas aplicaciones de gestión nativas de la nube. No te hipoteques sin necesidad antes de empezar. Otra cosa es que para prestar tus servicios necesites funcionalidades avanzadas que no encuentres en las actuales soluciones cloud. En este caso, es posible que te interese ir a un modelo “evolucionado” de un software tradicional.

¿Cómo usar programas contables tradicionales en la nube?

A pesar de no estar pensados para ello, la práctica totalidad de los programas contables permiten trabajar desde otras ubicaciones distintas de la oficina. Y la forma típica de hacerlo es, llevándote una copia de seguridad o bien, accediendo por escritorio remoto al servidor de la oficina.

Opción 1: Restaurar copias de seguridad

Una práctica habitual es hacer una copia de seguridad, ponerla en un pendrive o en Dropbox, restaurarla en otro ordenador, trabajar, hacer copia de seguridad, Dropbox… Y sí, es una forma de trabajar en movilidad, pero en breve se va a quedar como una reliquia del pasado: No es práctica, no permite el trabajo concurrente de tu equipo sobre una misma contabilidad, corres el riesgo de perder parte del trabajo…

Opción 2: Poner tus datos en Dropbox

Esta es una forma de poner tus datos en la nube sin vaselina. Para no tener que manejar copias de seguridad, la idea es poner directamente los datos contra los que trabaja tu programa contable dentro de la carpeta de Dropbox. Así, cada cambio que hagas se propagará automáticamente a la nube y al resto de instalaciones. Pero, a pesar de lo bien que funciona Dropbox, es una forma de trabajar no exenta de riesgos. Si tu programa contable utiliza un único archivo para guardar los datos, por ejemplo, ContaSol que lo guarda en una BBDD de Access, no tienes mucho problema; pero si usa varios archivos como ContaNet o ContaPlus, corres el riesgo de de-sincronizar esos archivos y montar un lío de primera. Funcionar, funciona, pero debes tener claro que estás arriesgando la integridad de tus datos y en cualquier caso, no permite el trabajo concurrente (simultáneo) de +1 usuario sobre la misma contabilidad.

Opción 3: Acceso por Escritorio Remoto

Esta forma de trabajar se lleva utilizando muchos años en asesorías tradicionales. Para utilizarla debes habilitar una IP fija que usarás para conectarte a tu servidor través de una VPN (Red Privada Virtual) y acceder por escritorio remoto como si estuvieras en un puesto de tu red local. Efectivamente, también es una alternativa que funciona, pero no sin inconvenientes: No todo el mundo sabe configurar una VPN, tienes que ocuparte del mantenimiento del servidor y de que siempre esté encendido, las licencias de Terminal Server son caras… y, por encima de todo, está el problema de la velocidad de la conexión para que puedas trabajar de forma fluida.

Opción 4: Escritorio remoto a un servidor en la nube

Ya que no tienes necesidad de mantener una oficina fija donde tener tu servidor, una opción que tienes es contratar un servidor en un hoster (Arsys, Acens, Amazon…) y montar la VPN contra ese servidor. De esta forma te estás quitando los problemas de mantenimiento del servidor, pero hay un problema insalvable y es la velocidad de trabajo. Trabajar en escritorio remoto con agilidad requiere un ancho de banda que difícilmente puedes conseguir con una ADSL, y menos aún con 3G, por no hablar del consumo de datos que supone en caso de acceso móvil.

En resumen

En definitiva, es factible mantener la forma tradicional de trabajar en movilidad en tu asesoría online, pero también es cierto que tiene muchos inconvenientes derivados de intentar meter con calzador en la nube tecnologías que no están pensadas para ello.

Entonces, ¿qué debo exigir a un programa contable para mi asesoría online?

No necesito oficina. No me obligues a montar una.

La asesoría online no tiene que recibir clientes, no tiene que imprimir los documentos para trabajar, ni tener un archivo físico, con lo que te puedes ahorrar el enorme gasto de mantener un local representativo y sus m2 correspondientes de backoffice. Puedes trabajar desde cualquier sitio: en tu casa, en la cafetería de un hotel o en un pequeño despacho en un centro de empresas o en las 3 según tengas el día. Por tanto, el programa contable que utilices no debe ser el que te ate a un ordenador determinado porque es donde tienes instalada la licencia y no lo puedes usar en otro sitio.

No tengo oficina, pero si tengo un equipo

Ya no necesitas oficina, pero seguro que necesitas trabajar en equipo según los servicios que quieras ofrecer y cada miembro del equipo debe poder trabajar desde donde a él le venga bien, con lo que la solución debería permitir a todos los miembros acceder a datos y documentos de forma sencilla y distribuida. A modo de reflexión, ten en cuenta que desde el momento es que tu equipo ya no comparte local contigo, casi que te da igual que sean tus trabajadores o sean acuerdos con otras empresas. La ventaja de trabajar de esta forma es que acceder a tus documentos y datos en la nube es tu forma natural de trabajar, con lo que externalizar no te va a costar nada.

Quiero dar servicios de valor añadido

Si no quieres entrar en el juego de a ver quién es el más barato y te decides por ofrecer servicios de valor añadido a tus clientes, uno de los que puedes plantearte es dar a tus clientes acceso a su contabilidad y sus documentos, y ofrecerles la posibilidad de que ellos mismos puedan sacar sus balances, listados, un Mayor de documentos, etc… El software contable ideal debería darte una solución para esto.

Quiero poder reutilizar mis datos

Otro de los factores que debes tener en cuenta es las opciones que te permite de conectar los datos del programa contable con otros servicios de utilidad, tanto para el cliente como para la asesoría: Gestión de tesorería, análisis de balances, repositorios documentales… En el momento en que tus datos están en la nube hay un cambio de paradigma. Esos datos están disponibles para que otros servicios/aplicaciones los puedan re-utilizar sin necesidad de volver a grabarlos; y para llegar a este punto, es imprescindible que el fabricante aporte una API que permita el acceso a los datos por aplicaciones de terceros.

Muy bien, pero yo ¿qué programa contable utilizo?

Ya hemos visto la teoría: lo que debería ofrecerte el programa contable ideal para trabajar en la nube. En la siguiente entrada iremos a la parte práctica para ayudarte a tomar una decisión o por lo menos para que conozcas las opciones que tienes disponibles. Analizaremos los productos existentes que ofrecen los distintos fabricantes y de los que hemos podido recabar información. – NOTA: Si tienes o conoces una solución que aporta algo diferente al software tradicional y quieres que la incluyamos en el estudio, escríbenos a blog@ubyquo.com.

Lista de entradas

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