El contable, la gestión documental y el síndrome de la bolsa de El Corte Inglés

Después de muchos años de evangelizar sobre las bondades del despacho sin papeles entre asesores y contables, hay una constante que me pasa en un porcentaje altísimo de los casos. Yo creo que con el trabajo de asesor se adquiere una especie de reflejo de Paulov; va con el puesto. Disparar este reflejo Pavloviano es sencillísimo; solo hay que hacer una cosa: Decirle al asesor que si recibe documentos en papel, alguien los tiene que escanear. No queda otra. Si no queremos papel y recibimos papel, pues habrá que pasarlo a formato digital y eso se hace escaneando. Parece obvio, ¿verdad? Pues resulta que es como mentar a la bicha. En el mismo momento en el que termino esta frase, veo una llamarada refulgir en los ojos del asesor y, como surgido del limbo de los contables con manguitos, el asesor le ve. Siente su presencia. Casi puede tocarle. Y empieza a estremecerse. Si. Es ÉL. Es ese cliente maligno con la bolsa de El Corte Inglés repleta de facturas que todo despacho tiene, teme y venera a partes iguales. Y de pronto, lo que hace un segundo era la solución a todos sus males (que lo es, por lo menos de una buena parte), se le empieza a hacer bola pensando en esas facturas roñosas, arrugadas, grapadas, desordenadas y le empieza a cambiar la cara y ese pecho hinchado de determinación visionaria se empieza a desinflar y se le empieza a poner la cara de pasa y, como si un ente hablara por su boca, empieza a soltar cosas como si, eso del despacho sin papeles está muy bien, pero… Es como la niña del exorcista, pero que en lugar de asustar, deprime.

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Cómo introducir tecnología en tu despacho: La gestión del cambio

Según tu actitud frente a la adopción de innovaciones, tardaras más o menos en tomar la decisión de adoptar una determinada tecnología para mejorar los procesos de tu despacho, pero ya te has decidido. En este punto ya has pasado por varias etapas:

  • Te has dado cuenta de que tienes un problema
  • Has hecho tu búsqueda en foros, en blogs, en Linkedin…
  • Has visto vídeos, instalado demos, asistido a seminarios web…
  • Has pedido precios y condiciones
  • Has preguntado a amigos y conocidos
  • Y por fin ya has decidido lo que vas a implantar y con quien te casas.

¿Prueba superada?

Pues no. La elección de la tecnología solo es el primer paso del proceso de cambio de tu despacho. Ahora se inicia un nuevo proceso que debe cambiar la forma de trabajar de tu despacho para que la nueva tecnología se asimile como propia y no como un elemento extraño y molesto que viene a turbar el equilibrio interno.

Este nuevo proceso es lo que se llama la Gestión del cambio y ocurre en todas las organizaciones de cualquier tamaño. A continuación te vamos a contar cuales son los pasos habituales para llevarla a cabo de la forma menos traumática y efectiva posible.

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La innovación en las asesorías: ¿Eres un visionario o un escéptico?

Los avances tecnológicos han conseguido que la infraestructura que necesitas para montar una asesoría hoy en día se reduzca a: (1) Internet, (2) un móvil, (3) un ordenador y (4) un programa contable. No necesitas oficina porque puedes trabajar desde cualquier sitio y no imprimes para trabajar, ni tienes que mantener un archivo físico; reduces al mínimo tus desplazamientos porque copiar y pegar PDFs es todo lo que tienen que hacer tus clientes para mandarte los documentos; puedes contabilizar facturas y bancos de forma automática, y con un 100% de aciertos, etc… Supón que lo que te acabo de contar es cierto (que lo es) y compara los costes que tendrías utilizando la tecnología con los que tienes en una asesoría tradicional, que necesita un local ocupado en el 80% por el archivo y el backoffice, que lo imprime todo para contabilizar, que requiere que te desplaces para poder trabajar, que dedica horas, horas, horas y más horas a manipular papeles, a grabar facturas y bancos a mano, etc… Pero entonces, si la tecnología permite reducir un 75% tus costes de producción, ¿cómo es posible que la gran mayoría de asesorías y despachos siga trabajando como en el siglo pasado? La respuesta la da una teoría sociológica conocida desde 1962.

La teoría de la difusión la innovación

Todas las innovaciones disruptivas tienen características comunes en cualquier mercado y una de las más importantes es la discontinuidad que provocan. Es decir, nadie duda de que mejoran el status quo, pero adoptarlas supone cambiar mi forma de hacer las cosas y no todo el mundo está dispuesto a hacerlo. Esta resistencia al cambio es común en todos los ámbitos de la sociedad y de hecho existe una teoría sociológica de la difusión de la innovación (Everett Rogers 1962) que clasifica a los usuarios por grupos según el tiempo que tardan en adoptar las nuevas tecnologías.

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