El contable, la gestión documental y el síndrome de la bolsa de El Corte Inglés

Después de muchos años de evangelizar sobre las bondades del despacho sin papeles entre asesores y contables, hay una constante que me pasa en un porcentaje altísimo de los casos. Yo creo que con el trabajo de asesor se adquiere una especie de reflejo de Paulov; va con el puesto. Disparar este reflejo Pavloviano es sencillísimo; solo hay que hacer una cosa: Decirle al asesor que si recibe documentos en papel, alguien los tiene que escanear. No queda otra. Si no queremos papel y recibimos papel, pues habrá que pasarlo a formato digital y eso se hace escaneando. Parece obvio, ¿verdad? Pues resulta que es como mentar a la bicha. En el mismo momento en el que termino esta frase, veo una llamarada refulgir en los ojos del asesor y, como surgido del limbo de los contables con manguitos, el asesor le ve. Siente su presencia. Casi puede tocarle. Y empieza a estremecerse. Si. Es ÉL. Es ese cliente maligno con la bolsa de El Corte Inglés repleta de facturas que todo despacho tiene, teme y venera a partes iguales. Y de pronto, lo que hace un segundo era la solución a todos sus males (que lo es, por lo menos de una buena parte), se le empieza a hacer bola pensando en esas facturas roñosas, arrugadas, grapadas, desordenadas y le empieza a cambiar la cara y ese pecho hinchado de determinación visionaria se empieza a desinflar y se le empieza a poner la cara de pasa y, como si un ente hablara por su boca, empieza a soltar cosas como si, eso del despacho sin papeles está muy bien, pero… Es como la niña del exorcista, pero que en lugar de asustar, deprime. Y entonces, empieza la retahíla de anécdotas: Que si ya me gustaría que me lo trajera en una bolsa de El Corte Inglés, que si me las traen en cajas de pescado 10 minutos antes del cierre de trimestre, que si me las traen clavadas en un gancho, ojo, ¡¡con gancho y todo!!, etc… Si no me creéis, haced la prueba. Decid la palabra “escáner” a un contable y fijaos como le cambia la cara ;-)

¿Cuál es la causa de este síndrome?

En realidad hay 2 causas posibles. La primera es que la imagen que tenga el contable en su cabeza de un escáner es el del escáner de tapa, de los que hay que ir escaneado papelito a papelito. Esto, efectivamente, es causa inmediata de aumento de tendencias suicidas, con o sin bolsa de El Corte Inglés Lo bueno es que se cura simplemente conociendo las alternativas que hay en el mercado. La segunda sin embargo, afecta casi al 100% de los asesores. Y es un mecanismo mental por el que piensa que para pasar al despacho sin papeles, tiene que trabajar sin papeles con absolutamente todos sus clientes desde el primer día. Como dice nuestro amigo Guillermo, es como querer correr sin haber aprendido a andar.

Pasos para conseguir un despacho sin papeles

Paso 1: Ten claro tu objetivo – Que no entre ni un papel en tu despacho

Este debe ser tu mantra. Tienes que conseguir el cliente sólo te mande PDF. Del mismo modo que te digo que debes tener claro tu objetivo, también hay que ser realista y saber (que seguro que ya lo sabes) que habrá clientes que no vas a conseguir ni en 10 vidas que no te manden papel. Es así. No pasa nada. Sigue leyendo.

Paso 2: Segmenta a tus clientes

Nosotros siempre proponemos que hagas una doble segmentación: Por estratégicos & por actitud frente a tecnología.

1ª Segmentación: por lo estratégicos que son para tu despacho

Clasifica tus clientes en 3 grupos según su valor estratégico para tu despacho: A los que más facturas, los que tiene más confianza en tí, los que tienen departamento administrativo, a los que les prestas más servicios, los que valoran tu trabajo (no pongas esa cara, que alguno habrá). La parte alta son tus mejores clientes y la base aquellos que te cambiarían por una cuota 10€ más barata.

2ª Segmentación: según su actitud frente a la tecnología

Aquí también habrá 3 grupos. Te damos algunas pistas para que los coloques en su sitio: – Avanzados: Ya te mandan las facturas escaneadas, manejan la tecnología con soltura, incluso es posible que te hayan enseñado un par de cosas. – Receptivos: No es que estén en la punta de lanza de la tecnología, pero si obtienen valor añadido a cambio, estarían dispuestos a colaborar. – Reacios: Ni saben, ni quieren saber nada de tecnología, ni van a valorar tus esfuerzos por mejorar sus procesos.

Paso 3: Actúa

Las buenas intenciones no valen de nada si no las pones en práctica. A continuación te indico las fases de implantación que mejor han funcionado con nuestros clientes.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 0

Antes de empezar siquiera a plantear cambios, habla con tu equipo contable e intenta hacerlos partícipes del cambio. Debes hacer lo posible para que lo vean como algo que va a ayudar al despacho y si el despacho va bien, irá bien para todos. Si lo ven como una imposición, hay un riesgo importante de que fracase el proyecto. La complicidad del usuario es la parte más importante de la gestión del cambio.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 1

Empieza escogiendo clientes avanzados tecnológicamente de la parte alta del segmento de clientes estratégicos y, si tienes la suerte de que te salen muchos, escoge aquellos con los que tengas más confianza. Si alguien ya te manda todo en PDF, este sería el candidato ideal. Escoge un volumen manejable de clientes/documentos. Si tus contables llevan empresas en exclusiva, déjales a ellos elegir 2-3 clientes según estos criterios. Con el resto de clientes, seguid trabajando como hasta ahora. En esta fase, estos clientes son con los que vas a empezar a cambiar tus procesos. Tu gente necesita coger soltura y confianza en esta nueva forma de trabajar. Dejar de usar papel puede ser traumático para más de uno. No se lo pongas difícil, porque cualquier incidencia será magnificada y cualquier excusa buena para volver a la seguridad del papel (lo que tú debes tener claro es que lo único seguro del papel es que si lo sigues usando, antes o después tendrás que cerrar tu asesoría por ineficiente). Una acción más que recomendable sería la de designar un responsable de implantación, a ser posible, dentro del equipo contable. Durante esta fase es importantísimo supervisar que realmente se está trabajando sin papeles con los clientes escogidos.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 2

Pasado el periodo inicial (normalmente 1-2 meses) tu gente, además de soltura en el manejo de la solución, ya se habrá dado cuenta del tiempo que se ahorran trabajando sin papel, ya habrán visto que podrían trabajar desde casa sin ningún problema, etc… Además, los primeros clientes ya verán resultados (ya tendrán su gestor documental con un volumen importante de datos & documentos) y se lo habrán trasladado a su contacto del despacho, lo que reforzará su confianza. Si pasado este periodo no te cuadra lo que estoy contando, algo está fallando y deberías sentarte con los usuarios a entender su problemática e intentar resolver sus dudas y miedos ante esta nueva forma de trabajar. Puede ser un problema real, o puede ser un simple acto de sabotaje. En cualquier caso debes tomar medidas. Si todo va razonablemente bien, es el momento de dar el siguiente paso: Baja por la escala de clientes y ve incluyendo aquellos no tan estratégicos y/o no tan avanzados tecnológicamente y repite el proceso. Ahora la transición puede que no sea tan sencilla por el perfil del cliente, pero esto se suple con la confianza que ya tienen en el manejo de la solución y, si están convencidos, ellos son los mejores “vendedores” ante los clientes.

Implantación del despacho sin papeles – Fase 3

En esta fase ya solo te quedan los clientes no-estratégicos y/o analfabetos tecnológicos; y tienes 2 opciones. – Opción 1: Deja que te sigan mandando los papeles, pero en cuanto entran por la puerta, se escanean en la recepción y se devuelven al cliente. Que no pasen de la recepción. También puedes coger el escáner bajo el brazo e irte a escanear a casa del cliente. Esto, aunque te pueda sorprender, ya lo hacen muchos despachos que trabajan con nosotros. Es una forma de evitar la entrada de papel y de ir educando al cliente: Ya se tiene que ocupar de guardar él los documentos y va viendo lo sencillo que es escanear con una máquina en condiciones. – Opción 2: Pégate con un muro y trata de convencerles de que te manden solo PDF. Esto ya depende del esfuerzo que estés dispuesto a emplear, pero debes de tener claro que vas a tener clientes a los que no vale la pena ni intentarlo. También te lo puedes guardar como as en la manga para cuando te vengan pidiendo una rebaja en la cuota: Yo te rebajo la cuota, pero los documentos en PDF.

Entonces, ¿no voy a poder trabajar sin papeles con todos mis clientes?

Pues es posible que no. Esto choca también con otro síndrome habitual en los despachos que es el síndrome de todo o nada. En este punto, la pregunta que debes hacerte es: ¿voy a dejar de utilizar una tecnología que mejora mis procesos, que automatiza mis tareas y que ofrece valor añadido a mis mejores clientes por el hecho de que no la voy a poder utilizar con los clientes menos buenos? Como dicen los ingleses: Up to you, my friend.
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