Cómo introducir tecnología en tu despacho: La gestión del cambio

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Según tu actitud frente a la adopción de innovaciones, tardaras más o menos en tomar la decisión de adoptar una determinada tecnología para mejorar los procesos de tu despacho, pero ya te has decidido. En este punto ya has pasado por varias etapas:

  • Te has dado cuenta de que tienes un problema
  • Has hecho tu búsqueda en foros, en blogs, en Linkedin…
  • Has visto vídeos, instalado demos, asistido a seminarios web…
  • Has pedido precios y condiciones
  • Has preguntado a amigos y conocidos
  • Y por fin ya has decidido lo que vas a implantar y con quien te casas.

¿Prueba superada?

Pues no. La elección de la tecnología solo es el primer paso del proceso de cambio de tu despacho. Ahora se inicia un nuevo proceso que debe cambiar la forma de trabajar de tu despacho para que la nueva tecnología se asimile como propia y no como un elemento extraño y molesto que viene a turbar el equilibrio interno.

Este nuevo proceso es lo que se llama la Gestión del cambio y ocurre en todas las organizaciones de cualquier tamaño. A continuación te vamos a contar cuales son los pasos habituales para llevarla a cabo de la forma menos traumática y efectiva posible.

La gestión del cambio en tu despacho

Cuando abordamos una nueva etapa de mejora y eficiencia basada en la tecnología, conocemos una serie de reglas establecidas o pasos a seguir a la hora de afrontar un cambio en la manera de trabajar dentro de nuestra organización.

En numerosos casos, este cambio lleva asociado un componente tecnológico importante (implantación de nuevas herramientas, nuevos equipos…) que debe entenderse como base y facilitador de esta nueva etapa.

Etapas adopción tecnología en el despacho

Podemos distinguir tres etapas en la adopción de una nueva tecnología y servicio de valor dentro de una organización:

Paso 1 – Entender y comprender

SITUACIÓN ACTUAL: antes de tomar una decisión estratégica tenemos que detectar y conocer el detalle de aquello que intuimos que es mejorable. Vamos a tomar como ejemplo el proceso contable:

  • Procesos documentales ineficientes que son críticos en mi negocio
  • Tareas manuales detectadas que son repetitivas y de bajo valor añadido
  • Costes directos asociados a estas tareas (papel, consumibles, desplazamientos…)
  • Costes indirectos (búsqueda de documentos, duplicidades, archivo,…)
  • Posicionamiento actual de mi empresa frente a mis clientes
  • Ventajas competitivas en el entorno actual

SITUACION DESEADA: decidir qué tecnologías, métodos de trabajo, perfiles de empleados, imagen de empresa quiero implantar para hacer ver a los clientes mis ventajas competitivas.

Paso 2 – Transformar

Esta etapa es la que llamamos Gestión del Cambio: decidir qué pasos voy a seguir para asegurar y garantizar la correcta implementación, entrega y uso de los nuevos servicios adoptados (tecnologías y procesos).

Esta es la fase troncal de influencia en el éxito (adopción por parte de los usuarios) o fracaso de nuestra decisión.

Paso 3 – Operar

Es la gestión y control del servicio para dar la mejor respuesta a la solución implantada.

  • Persona/s que son usuarios avanzados y que están 100% afectados por el cambio
  • Niveles de servicio requeridos (tiempos de respuesta y tiempos de resolución)
  • Mantenimiento y Actualizaciones
  • Operación remota de la solución en caso de incidencias, actualizaciones, etc…

La adopción de nueva tecnología en los despachos

Si nos centramos en el proceso contable, lo primero que decidí al montar el despacho era el mejor programa contable para mis circunstancias.

Ahora quiero ir más y he decidido a qué socio tecnológico le voy a confiar la automatización y mejora de mi proceso contable (como mínimo buscaré que pueda trabajar sin papel, que sea capaz de automatizar el 100% de mis facturas, que lo haga en un tiempo limitado y, lo más importante, que ya esté integrado con mi software contable).

Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, dejamos en una posición secundaria aquello que es más intangible y que es inherente dentro de mi organización, esto es, las personas y su adaptación al entorno y a los cambios. Es precisamente la Gestión del Cambio, el que define un modelo y una metodología de gestión de proyectos a seguir, para facilitar una transición ordenada y limitada en el tiempo.

Los servicios de implementación permiten asegurar la entrega de los productos y servicios adoptados. Su instalación y mejor entrada en funcionamiento en el entorno de mí organización. Igualmente permiten, de conformidad con una metodología de gestión de proyectos de implementación, los acuerdos de nivel del contrato (plazo, coste, calidad); y facilitar una transición y gestión del cambio sostenida y continua a través la formación, para mejorar las habilidades y conocimientos técnicos del usuario.

¿Cómo empiezo a transformar mi despacho?

Vamos a detallar algunas recomendaciones genéricas que pueden ayudarnos a establecer unas directrices claras dentro de mi organización para el proceso de transformación del entorno documental:

Planificación de la transformación

En esta fase se realiza una planificación detallada del proyecto. Asignamos los recursos necesarios para iniciar el proceso de transformación desde, el aspecto de la infraestructura tecnológica hasta el de los recursos humanos, minimizando el impacto del cambio en los procesos de negocio. Actividades a realizar y procesos a definir:

  • Kick-Off meeting interno
  • Definición del alcance: Número de puestos de trabajo, ubicaciones, gestión del tiempo y recursos
  • Project Plan: duración del proyecto, planificación de actividades técnicas, informáticas y logísticas
  • Creación del equipo de trabajo, nombrando un coordinador interno por parte de nuestra organización y programación de reuniones periódicas de seguimiento
  • Definición de la matriz de roles y responsabilidades
  • Gestión del cuadro de riesgos
  • Definición del proceso de escalado
  • Programación de reuniones de revisión del proyecto periódicas según las necesidades

Plan de Comunicación

Deberemos elaborar, junto con el socio tecnológico elegido, el Plan de Comunicación a todos los empleados, para ayudar a una correcta gestión del cambio. A modo de ejemplo, los siguientes documentos deben ayudarnos:

  • Comunicado gerencial a la organización
  • Comunicado de beneficios del proyecto
  • Valor añadido
  • Reducción costes
  • Mejora de la productividad
  • Aumento del nivel de servicio
  • Otros soportes de comunicación

Implantación

La implantación engloba la ejecución y la coordinación de las actividades técnicas, logísticas e informáticas para la configuración y la instalación, según lo consensuado en la fase de planificación. Actividades a realizar y procesos a definir:

  • Hoja de pre-requisitos de instalación y configuración.
  • Plan de despliegue: plan de implementación detallado del proyecto.
  • Supervisión de las actividades de instalación (arquitectura)
  • Gestión proactiva de incidencias y nuevas necesidades detectadas en el proceso de implantación.
  • Instalación y prueba de funcionamiento del total de funcionalidades en los distintos puestos de trabajo y sus aplicaciones específicas.

Plan de formación

Plan de formación y capacitación para ayudar a una correcta gestión del cambio. La formación se imparte a:

  • Personal de asistencia («Usuarios Avanzados», Formación de Formadores)
  • Usuarios finales

La formación se adaptará a diferentes colectivos (usuarios, personal TI,…) y será organizada en función del número de participantes y el número de ubicaciones en las que están repartidos.

¿Tan importante es?

Una correcta gestión del cambio es posiblemente la parte más importante de cualquier proceso de adopción de nueva tecnología. Si tus usuarios no lo utilizan, ya puedes haber escogido la tecnología más avanzada del mundo, que no te va a servir de nada.

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