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¿Por qué las asesorías imprimen todo lo que les llega? (I) Los 5 motivos

Los documentos de los clientes son con diferencia el mayor lastre que acarrean las asesorías. Es caro imprimirlos, es caro archivarlos y no es que sea caro, es carísimo manipularlos; y ya si se traspapelan podemos estar ante un auténtico desastre.

Asesor recibiendo su dosis de documentos
Asesor recibiendo su dosis de documentos

La cuestión es que hay una parte importante de la documentación que los clientes ya no mandan en papel. La mandan en PDF utilizando el e-mail o Dropbox, o la suben a nuestro servidor web por FTP o al portal asesor que tenemos contratado.

Pero se da la paradoja de que a pesar de haber conseguido eliminar el papel en una parte sustancial de los documentos que se reciben, la práctica más habitual en las asesorías es imprimir todos los PDF que llegan.

Si, parece increíble, pero así es. Nos están poniendo en bandeja la oportunidad de librarnos del papel y de todos sus costes, problemas, limitaciones e ineficiencias, pero volvemos a él inexorablemente. Es como una adicción; somos celulosadictos… o por lo menos lo parecemos.

Digo parecemos porque, salvo casos excepcionales, no hay una patología detrás de esta costumbre de imprimir todo lo que nos llega. La verdad es que se imprime porque, aunque tener los documentos en PDF puede parecer la panacea, hay una serie de problemas que no se han resulto hasta ahora y que llevan nuestro dedo al botón verde de START.

Los 5 motivos por los que imprime el contable

Motivo nº 1 – Para trabajar con un mismo formato

Cuando contabilizo tengo unas empresas que me mandan papel, otras me mandan PDF y otras mitad y mitad. Yo preferiría no tener que imprimir, pero no me lo ponen nada fácil: Uno me manda los PDF por e-mail, el otro por Dropbox, el friki que me dice que baje sus facturas de FacturaGEM… y luego siempre está el torpe me los escanea girados.

He pensado escanear las que llegan en papel y tenerlo todo en PDF, pero luego veo el panorama de escanear factura a factura, en darle nombre a los PDF, en buscar la carpeta donde guardarlos y se me quitan las ganas de vivir.

Motivo nº2 – Porque me mandan un montón de facturas en 1 solo PDF

Tengo un cliente que me lo manda todo perfecto, ordenadito y separando las facturas emitidas de las recibidas, los bancos aparte… pero cada PDF tiene 50 facturas y claro, siempre hay alguna que no está bien, alguna que no entiendo y estas tengo que tenerlas a mano. Si uso el PDF de 50 páginas, ¿cómo lo hago para encontrarlas luego? ¿Cómo marco la página que quiero buscar entre las 50 que tiene?

Empecé a separar en páginas usando Adobe Acrobat o alguno de los PDF splitter que hay, pero luego tenía que preocuparme de como, donde y con que nombre guardar los archivos. Hacerse, se puede hacer, pero no le veo que me aporte ninguna ventaja.

Motivo nº3 – Para ponerle el sello de contabilizado

Ya tenga 50 facturas en 1 PDF o 50 PDFs de 1 factura, no tengo una forma rápida y sencilla de saber si un documento se ha contabilizado ya o no. Si que es verdad que Acrobat me permite ponerle el sello de contabilizado como a mi me gusta, pero se queda dentro del PDF y no tengo forma de saber si un documento se ha contabilizado sin abrirlo.

He intentado hacerlo cambiando el nombre al archivo o pasarlos a la carpeta de contabilizados. En cualquiera de estos casos, aparte del tiempo que me quita, me da demasiadas oportunidades de equivocarme y dejar documentos sin contabilizar y a ver quién es el guapo que los encuentra luego.

Motivo nº4 – Para poder escribir el número de asiento o la referencia y luego poder encontrarlos

Me pasa algo parecido al problema del sello “Contabilizado”. Por poder, puedo escribir el número de asiento o la referencia en cada una de las páginas del PDF, pero estamos en las mismas: ¿cómo los encuentro sin abrir los pdfs uno por uno?

Una vez más, lo único que se me ocurre es cambiarle el nombre al PDF y ponerle la referencia para luego poder encontrarlo. Si no tiene 50 páginas, claro.

Motivo nº5 – Para mantener el archivo en el mismo sitio y con el mismo formato

No me gusta tener unos documentos en el ordenador y otros en los AZ. “El archivo” es “el archivo” en singular. No es “los archivos”. Además con los PDF luego no hay forma de encontrar los documentos.

Motivo nº 5+1 – ¡¡Porque si!!

Pues yo imprimo porque me gusta el papel. Porque así se ha hecho toda la vida y punto. Además, es que si no tengo la mesa llena de papeles y se me caen las montañas de AZ en la cabeza, como que parece que no estoy trabajando.

La realidad mató la buena voluntad

No creo que haya un solo contable que en algún momento de su vida profesional no haya intentado mejorar su forma de trabajar, sobre todo si eres el gerente y ves como tus empleados emplean la mitad de su tiempo en mover papeles.

Pero la realidad es tozuda y cuando lo intentaste y aparecieron los problemas anteriores, no encontraste una forma buena de solucionarlos. Puede que no aparecieran todos, pero los que lo hicieron no había forma de salvarlos, con lo que optaste por la mejor solución que había en ese momento: Tirar por la calle de en medio y hala, todo a la impresora.

Y así hasta hoy. Habrán pasado más o menos años, pero la decisión que tomaste en su día sigue vigente y la impresora sigue a tope. Realmente es que no hay una opción mejor. ¿O si?

¿Hay una forma mejor de trabajar?

Acaba de llegar, pero si: hay una forma mejor de trabajar. En los 3 meses que han pasado desde su lanzamiento en junio de 2012, el número de asesorías y pymes que han incorporado Ubyquo a su forma de trabajar está creciendo de forma exponencial, empujado sobre todo por la fiebre de lanzar una marca de asesoría online-low-cost que parece que ha infectado al sector en España.

Ubyquo resuelve todos los problemas que te han obligado hasta ahora a imprimir todo lo que aparece en la pantalla de tu ordenador. ¿Todos?

¿También cura la adicción a la celulosa?

Pues si y no. No lo cura directamente, pero cuando las otras asesorías hayan eliminado el 100% del papel y hagan el mismo trabajo en la mitad de tiempo y por un tercio de tu coste, la realidad del libre mercado te va a asestar tal colleja que se te va a pasar la adicción al instante.

Segundas partes si fueron buenas

En la segunda parte de este post te mostraré lo sencillo que es acabar con estos problemas utilizando Ubyquo y conseguir eliminar el papel de tu asesoría o empresa sin dejarte la vida en ello.

Ya sé que no va a ser fácil cambiar una forma de trabajar que hasta ahora ha funcionado, pero planteate esto: Si en la época en la que querías mejorar tu forma de trabajar hubieras encontrado una solución a todos los problemas anteriores, ¿habrías decidido que imprimir era la mejor opción?

Y si realmente hay una solución, ¿vas a seguir imprimiendo solo por inercia o por esa aversión al cambio que todos tenemos?

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